W PROFEX możesz przekazywać dokumenty elektronicznie, bez wizyty w biurze. Na początku współpracy ustalamy sposób ich dostarczania i termin. Najwięcej czasu oszczędza prosty, powtarzalny porządek, którego trzymamy się co miesiąc.

Ustal kanał i termin przekazywania

Korzystaj z uzgodnionego z biurem sposobu przesyłania dokumentów. Unikaj rozdzielania jednego kompletu między kilka skrzynek i komunikatorów: łatwo wtedy przeoczyć plik lub wysłać go dwukrotnie.

W PROFEX dokumenty za poprzedni miesiąc przekazujesz do piątego dnia następnego miesiąca, chyba że wspólnie ustalimy inny termin. Dzięki temu mamy czas na sprawdzenie dokumentów i przygotowanie rozliczeń.

Co przygotować na koniec miesiąca?

Przygotuj dokumenty dotyczące Twojej działalności. Na początku współpracy wskażemy, które grupy z poniższej listy będą potrzebne.

Grupa Co przygotować i sprawdzić?
Sprzedaż Faktury spoza KSeF, korekty, raporty z kasy i ewidencję sprzedaży, jeżeli je prowadzisz.
Zakupy Faktury spoza KSeF, polisy, umowy leasingowe i potrzebne aneksy.
Płatności Uzgodnione wyciągi, potwierdzenia wpłat podatków i składek oraz raporty operatorów płatności.
Kadry i płace Nowe umowy oraz informacje o czasie pracy, nieobecnościach i zmianach wynagrodzeń.

Zaznacz zwroty i faktury wystawione offline, które nie trafiły jeszcze do KSeF. W raporcie operatora płatności uwzględnij również prowizje i zwroty. Przy rozliczeniach walutowych potrzebne mogą być daty i kwoty zapłat. Dane kadrowe przekaż przed ustalonym terminem naliczenia wynagrodzeń.

Jeżeli biuro potrzebuje pełnego wyciągu za dany miesiąc, pobierz go z bankowości zamiast wysyłać pojedyncze zrzuty przelewów. Gdy zakres jest węższy, przekaż wskazane operacje i dokumenty.

Na ryczałcie koszty prowadzenia firmy nie obniżają podatku tak jak na KPiR. Dokumenty zakupowe nadal są potrzebne: art. 15 ust. 1 ustawy o ryczałcie wymaga przechowywania dowodów zakupu towarów. Ustalmy też, które dokumenty będą potrzebne do pozostałych rozliczeń, w tym VAT.

Zadbaj o kompletne i czytelne pliki

  • Dokument elektroniczny: prześlij otrzymany plik PDF lub XML w oryginalnej postaci. Nie drukuj go tylko po to, żeby ponownie zeskanować.
  • Dokument papierowy: zrób czytelny skan lub zdjęcie bez uciętych krawędzi, odbić światła i cieni. Powiększ podgląd i sprawdź datę, kwoty oraz dane stron.
  • Kilka stron jednej faktury: najlepiej zachowaj je w jednym pliku, w prawidłowej kolejności. Dołącz również potrzebne załączniki.
  • Porządek w plikach: pomocna jest prosta nazwa z datą i dostawcą, np. 2026-10-12_Telefon.pdf. Nie musisz ręcznie zmieniać nazw wszystkich dokumentów, jeśli uzgodniony sposób przekazywania pozwala je łatwo rozpoznać.
  • Korektę lub uzupełnienie wyraźnie opisz, żeby nie pomylić ich z kolejnym dokumentem.

Notatkę o wydatku dodaj w wiadomości albo osobnym opisie, zachowując oryginalny plik. Jeżeli nie wiesz, jak zakwalifikować dokument, dołącz pytanie.

Przesłanie skanu do biura nie oznacza, że możesz od razu zniszczyć papierowy dokument. Sposób archiwizacji ustalamy osobno. Zachowaj oryginalne pliki elektroniczne; księgi podatkowe i związane z nimi dokumenty przechowuje się co do zasady do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej).

KSeF i pozostałe dokumenty firmy

Sposób korzystania z KSeF ustalamy przy wdrożeniu obsługi. Osobno uzgadniamy przekazywanie dokumentów takich jak umowy, wyciągi bankowe czy informacje kadrowe, jeżeli są potrzebne do Twoich rozliczeń.

Faktur dostępnych dla biura w KSeF nie trzeba ponownie skanować i przesyłać. Powiedz nam jednak, gdy dokument wymaga wyjaśnienia, dotyczy wydatku prywatnego albo czekasz na korektę.

Kupujesz reklamy lub abonamenty od zagranicznych dostawców? Zobacz, jak przygotować faktury z Google, Meta i innych usług oraz certyfikat rezydencji. Przy braku połączenia pomoże instrukcja faktur wystawianych offline.

Poza KSeF nadal przekazujesz biuru potrzebne dokumenty i informacje:

  • faktury otrzymane poza systemem, w tym od zagranicznych dostawców;
  • umowy, aneksy, polisy i protokoły odbioru;
  • uzgodnione informacje o płatnościach i dokumenty bankowe;
  • dokumenty kadrowe oraz informacje o zmianach w działalności.

KSeF nie zastępuje całego obiegu dokumentów firmy. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że załączniki w KSeF służą rozbudowanym danym faktury, a nie przesyłaniu umów, zamówień czy protokołów odbioru. Zobacz odpowiedź MF o załącznikach do faktur, pytanie 20.

Pracujemy w Comarch ERP Optima. Pomagamy wdrożyć KSeF i poznać jego praktyczną obsługę. Przeczytaj też nasz poradnik o KSeF w małej firmie.

Dopisz kontekst, gdy sam dokument nie wystarcza

Przy nowym rodzaju wydatku napisz krótko, czego dotyczy i jak wiąże się z działalnością. Gdy zmienia się umowa, sposób rozliczeń lub zatrudnienie, poinformuj o tym biuro wraz z dokumentami.

Wystarczy konkretny opis zgodny z rzeczywistością:

  • „Monitor do stanowiska, na którym przygotowuję projekty dla klientów”.
  • „Abonament programu do montażu filmów realizowanych na zlecenie”.
  • „Szkolenie z obsługi programu używanego przy projektowaniu instalacji”.

Na podstawie dokumentu i opisu sprawdzamy związek zakupu z działalnością oraz sposób rozliczenia.

Przy nietypowym wydatku najpierw wyjaśniamy, czego dotyczy i jak go rozliczyć. Gdy zauważymy brak regularnej faktury, na przykład za telefon lub leasing, zapytamy o nią przed zamknięciem miesiąca.

Krótkie sprawdzenie przed wysłaniem

  1. Czy komplet dotyczy właściwego miesiąca i obejmuje wszystkie strony dokumentów?
  2. Czy widać daty, kwoty i dane, a pliki dają się otworzyć?
  3. Czy zaznaczone są korekty, zwroty i dokumenty wymagające wyjaśnienia?
  4. Czy nie wysyłasz drugi raz tych samych faktur, także pobranych już z KSeF?
  5. Czy wskazano brakujące dokumenty i przewidywany termin ich uzupełnienia?

Jeśli czegoś brakuje, poinformuj o tym razem z pozostałymi dokumentami. Łatwiej wtedy ustalić, co trzeba uzupełnić przed zamknięciem miesiąca.

Zobacz jak wygląda współpraca z PROFEX i jakie informacje przydadzą się przy wycenie obsługi.

Przy nowym zakupie sprawdź też, co można zaliczyć do kosztów firmy.