O pełnym odliczeniu VAT od furgonu nie decyduje sam napis „samochód ciężarowy” w dowodzie rejestracyjnym. Znaczenie mają konstrukcja pojazdu, dokumenty i sposób wykorzystania go w działalności. Jeżeli samochód spełnia wymagania VAT-1 lub VAT-2 i masz odpowiednie dokumenty, możesz odliczać cały VAT od wydatków związanych ze sprzedażą opodatkowaną. Nie potrzebujesz wtedy ewidencji przebiegu dla VAT ani zgłoszenia VAT-26.

Przed zakupem warto sprawdzić także koszty w PIT. Są to odrębne zasady: prawo do odliczenia VAT nie przesądza jeszcze, jak rozliczysz cenę samochodu, leasing czy paliwo.

Kiedy samochód spełnia wymagania VAT-1 lub VAT-2?

Ten poradnik dotyczy pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony. Dla cięższych samochodów ograniczenie z art. 86a ustawy o VAT nie ma zastosowania; nadal trzeba spełnić ogólne warunki odliczenia.

Przepisy wyróżniają pojazdy, których konstrukcja wyklucza użytek prywatny albo sprawia, że jest on nieistotny. W dwóch opisanych poniżej grupach cechy pojazdu potwierdza dodatkowe badanie w okręgowej stacji kontroli pojazdów, czyli OSKP.

Oznaczenie Jakiej konstrukcji dotyczy?
VAT-1 Pojazdu innego niż samochód osobowy, z jednym rzędem siedzeń oddzielonym od części ładunkowej ścianą lub trwałą przegrodą, sklasyfikowanego jako wielozadaniowy lub van albo mającego otwartą część ładunkową.
VAT-2 Pojazdu innego niż samochód osobowy, z kabiną kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwoziem do przewozu ładunków stanowiącymi konstrukcyjnie oddzielne elementy.

Dlatego dwóch wersji tego samego modelu nie należy rozliczać automatycznie tak samo. Dodatkowy rząd siedzeń lub inna zabudowa mogą zmienić kwalifikację. Przed podpisaniem umowy poproś sprzedawcę o dokumenty konkretnego egzemplarza, a wątpliwości dotyczące konstrukcji wyjaśnij z diagnostą. Podstawę tych zasad stanowi art. 86a ust. 4, 9 i 10 ustawy o VAT.

Jakie dokumenty są potrzebne i ile kosztuje badanie?

Samo okresowe badanie techniczne nie zastępuje badania potwierdzającego cechy istotne dla odliczeń podatkowych. Potrzebujesz zaświadczenia z OSKP oraz odpowiedniej adnotacji w dowodzie rejestracyjnym.

  1. Umów dodatkowe badanie i powiedz, że chodzi o potwierdzenie wymagań do celów podatkowych. Przygotuj dokumenty pojazdu wskazane przez stację.
  2. Odbierz zaświadczenie. Opłata za to badanie wynosi 76 zł brutto, zgodnie z poz. 5.10 urzędowej tabeli opłat. Nie jest to cena okresowego przeglądu ani innych badań wykonywanych przy tej samej wizycie.
  3. Złóż dokumenty potrzebne do wpisania adnotacji w dowodzie rejestracyjnym w urzędzie rejestrującym pojazd. Aktualną listę dokumentów sprawdź przed wizytą.
  4. Przekaż księgowości zaświadczenie, dowód z adnotacją oraz dokument zakupu lub umowę leasingu. Zgłoś również późniejsze zmiany konstrukcji pojazdu.

Jako klient naszej księgowości możesz przekazać skany elektronicznie. Oryginały zachowaj w dokumentacji pojazdu. Przedsiębiorcom obsługiwanym przez PROFEX w Warszawie i okolicach pomagamy ustalić, jakie dokumenty są potrzebne do prawidłowego rozliczenia auta.

VAT: kiedy odliczysz połowę, a kiedy całość?

Poniższe porównanie zakłada, że jesteś czynnym podatnikiem VAT, a wydatki dotyczą sprzedaży opodatkowanej. Jeżeli samochód służy również działalności zwolnionej z VAT, trzeba uwzględnić także ten podział. Podatnik zwolniony z VAT nie uzyskuje prawa do odliczenia przez samo wykonanie badania.

Sposób rozliczenia Odliczenie VAT i formalności
Samochód osobowy używany firmowo i prywatnie Zasadniczo 50% VAT od zakupu, leasingu i eksploatacji. Bez VAT-26 i ewidencji przebiegu dla VAT.
Pojazd spełniający wymagania VAT-1 lub VAT-2 Cały VAT przy spełnieniu ogólnych warunków odliczenia. Zaświadczenie z OSKP i adnotacja w dowodzie, bez VAT-26 i ewidencji przebiegu dla VAT.
Samochód osobowy używany wyłącznie firmowo Cały VAT po spełnieniu wymagań dotyczących wyłącznego użytku gospodarczego: zasad użytkowania wykluczających użytek prywatny, ewidencji przebiegu i VAT-26.

VAT-26 składa się do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu pierwszego wydatku, nie później niż w dniu przesłania odpowiedniej ewidencji JPK_VAT. Nie jest to termin na wykonanie badania VAT-1 lub VAT-2. To dwa różne obowiązki dotyczące odmiennych sposobów wykazania prawa do pełnego odliczenia. Szczegóły określają art. 86 i art. 86a ustawy o VAT.

PIT: koszty eksploatacji i limity samochodów osobowych od 2026 roku

Na skali podatkowej i podatku liniowym wydatki firmowe mogą zmniejszać dochód. Na ryczałcie nie pomniejszasz przychodu o koszt samochodu czy paliwa. Samo rozliczenie VAT pozostaje osobną sprawą.

Dla samochodu osobowego używanego firmowo i prywatnie limit kosztów eksploatacji wynosi zwykle 75%. Przed jego zastosowaniem do kwoty netto dodaje się VAT, którego nie można odliczyć. Inna reguła dotyczy prywatnego samochodu przedsiębiorcy, który nie jest składnikiem majątku firmy: wówczas kosztem jest 20% odpowiednich wydatków.

W przypadku pojazdu wyłączonego z definicji samochodu osobowego w PIT ograniczenie do 75% nie obowiązuje. Nadal rozliczasz wydatki związane z działalnością, a nie prywatne zakupy. Konstrukcję i dokumenty sprawdza się na podstawie art. 5a pkt 19a oraz art. 5d ustawy o PIT, niezależnie od samej nazwy pojazdu w dowodzie.

Przy samochodach osobowych kupowanych lub branych w leasing w 2026 roku znaczenie ma również limit wartości:

Samochód osobowy Limit stosowany przy amortyzacji i odpowiedniej części opłat leasingowych
Elektryczny lub napędzany wodorem 225 000 zł
Z silnikiem spalinowym, emisja CO₂ poniżej 50 g/km według centralnej ewidencji pojazdów 150 000 zł
Z silnikiem spalinowym, emisja CO₂ co najmniej 50 g/km według centralnej ewidencji pojazdów 100 000 zł

Limit wartości i limit eksploatacji dotyczą innych wydatków. Nie stosuje się 75% automatycznie do całej raty leasingowej. Przy leasingu ograniczenie związane z wartością auta dotyczy części opłaty stanowiącej spłatę jego wartości. Przy samochodach wprowadzonych wcześniej do ewidencji trzeba dodatkowo sprawdzić przepisy przejściowe. Należy odróżnić datę zakupu od daty wprowadzenia auta do ewidencji i daty zawarcia umowy.

Podstawą są art. 23 ust. 1 pkt 4, 46, 46a i 47a oraz ust. 5a–5e ustawy o PIT. Ogólne zasady wyjaśniamy w poradniku co można zaliczyć do kosztów firmy.

Przykład: faktura za serwis na 1 000 zł netto

Porównajmy tę samą usługę serwisową za 1 000 zł netto i 230 zł VAT. W pierwszym wariancie przedsiębiorca używa firmowego samochodu osobowego także prywatnie. W drugim ma furgon spełniający wymagania VAT-1 oraz odpowiednie wymagania PIT i wykorzystuje go w działalności opodatkowanej VAT.

Przyjmujemy podatek liniowy 19%, dochód pozwalający wykorzystać koszt oraz brak innych ograniczeń. Zmniejszenie PIT pokazujemy z dokładnością do grosza, przed końcowym zaokrągleniem podatku. Nie uwzględniamy składki zdrowotnej ani ceny zakupu pojazdu.

Rozliczenie faktury Samochód osobowy, użytek mieszany Furgon VAT-1
Zapłata za serwis 1 230 zł 1 230 zł
VAT do odliczenia 115 zł 230 zł
Koszt w PIT (1 000 zł + 115 zł) × 75% = 836,25 zł 1 000 zł
Zmniejszenie PIT w przykładzie 836,25 zł × 19% = 158,89 zł 1 000 zł × 19% = 190 zł
Wydatek po uwzględnieniu VAT i PIT 956,11 zł 810 zł

Różnica wynosi 146,11 zł na tej fakturze. Odliczenie VAT pomniejsza podatek należny. Nie oznacza automatycznej wypłaty tej kwoty na konto. Przykład pokazuje sposób liczenia, a nie pełny koszt posiadania dwóch różnych samochodów.

Co zrobić, jeśli badanie wykonano z opóźnieniem?

Spóźnione badanie wymaga sprawdzenia, od kiedy pojazd rzeczywiście miał wymagane cechy i czym można to wykazać. W sprawie I SA/Po 1073/15 WSA w Poznaniu uznał badanie za potwierdzenie istniejących cech konstrukcyjnych, a nie zdarzenie, które dopiero tworzy prawo do odliczenia. Skargę kasacyjną w tej sprawie oddalił NSA 7 czerwca 2018 r., sygn. I FSK 965/16; powiązanie orzeczeń znajduje się w karcie sprawy.

To istotny argument przy ocenie wcześniejszych odliczeń, ale nie zwalnia z zebrania dowodów. Przygotuj:

  • daty nabycia, pierwszych wydatków, badania i adnotacji w dowodzie;
  • dokumentację konstrukcji pojazdu w chwili nabycia, np. specyfikację i dokumenty sprzedawcy;
  • informacje o późniejszych przeróbkach;
  • faktury i sposób dotychczasowego rozliczenia VAT.

Na tej podstawie można ocenić wcześniejsze rozliczenia oraz potrzebę korekty. Najlepiej jednak sprawdzić samochód i formalności przed pierwszym odliczeniem. W PROFEX możesz omówić te kwestie z Januszem Wiśniewskim, doradcą podatkowym, jeszcze przed podpisaniem umowy. Dzięki temu przy wyborze samochodu możesz uwzględnić zarówno potrzeby firmy, jak i skutki podatkowe zakupu.