Deel lub Remote mogą ułatwiać zawarcie kontraktu, wystawianie faktur i wypłatę wynagrodzenia. Nie zmieniają jednak automatycznie zasad opodatkowania polskiej JDG. Do rozliczenia potrzebujesz umowy, danych rzeczywistego nabywcy, faktur oraz historii płatności, a nie tylko kwoty przelewu na konto.
Ten poradnik dotyczy niezależnego wykonawcy prowadzącego działalność B2B. Zatrudnienie przez pracodawcę pośredniczącego, czyli model EOR, wymaga innej analizy. Nazwa platformy nie wystarczy do ustalenia, w którym modelu pracujesz.
Kto jest Twoim kontrahentem?
Sprawdź strony podpisanej umowy, zakres usług i dane nabywcy na fakturze. W opisanym przez Deel modelu niezależnego kontraktora umowa łączy wykonawcę z klientem (dokumentacja anglojęzyczna). Nie należy zatem automatycznie traktować operatora platformy jako nabywcy usługi.
| Dokument lub informacja | Co sprawdzić? | Dlaczego jest potrzebne? |
|---|---|---|
| Podpisana umowa i opis usług | Nabywca, kraj, zakres pracy, zasady wynagrodzenia | Ocena podatku dochodowego, stawki ryczałtu i miejsca opodatkowania VAT |
| Faktura z platformy | Sprzedawca, nabywca, numery podatkowe, okres i waluta | Spójność z umową i polskimi obowiązkami fakturowania |
| Zasady generowania faktur | Kto wystawia dokument i jak jest zatwierdzany | Rozróżnienie własnej faktury, samofakturowania i działania upoważnionej osoby trzeciej |
| Historia salda i wypłat | Data udostępnienia środków, potrącenia, przewalutowania | Uzgodnienie zapłaty, prowizji i różnic kursowych |
| Korekty i zwroty | Powód zmiany oraz powiązanie z pierwotną fakturą | Uniknięcie podwójnego przychodu lub pominięcia korekty |
Automatyczna faktura a samofakturowanie
Według dokumentacji Deel o fakturach kontraktorów (ang.) sposób tworzenia faktury zależy od kontraktu: stałego wynagrodzenia, rozliczenia wykonanej pracy albo etapów projektu. Platforma pozwala również wgrać własną fakturę, która zastępuje jej standardowy dokument.
Remote opisuje możliwość tworzenia cyklicznych faktur przez kontraktora (ang.), z wybranym harmonogramem wysyłania do klienta. Samo automatyczne generowanie PDF nie oznacza jeszcze samofakturowania w rozumieniu polskiej ustawy.
Samofakturowanie oznacza, że fakturę za Twoją usługę wystawia jej nabywca w Twoim imieniu. Czym innym jest wystawienie faktury przez upoważnioną platformę lub inną osobę trzecią.
Gdy stosuje się polskie przepisy o fakturowaniu, a fakturę w imieniu i na rzecz sprzedawcy wystawia nabywca, art. 106d ust. 1 ustawy o VAT wymaga wcześniejszego porozumienia oraz określonej procedury zatwierdzania poszczególnych faktur przez sprzedawcę. Upoważnienie osoby trzeciej do wystawiania faktur jest odrębną sytuacją z art. 106d ust. 2. Dlatego przed pierwszym rozliczeniem sprawdzamy umowę i ustawienia konta.
Praktycznie: ustal jeden obieg dokumentów. Jeśli zastępujesz fakturę platformy własną, przekaż biuru obie wersje i informację, która jest aktualna. Nie ujmuj dwóch dokumentów jako dwóch sprzedaży tej samej usługi.
VAT: UE, USA i kraj operatora to różne informacje
Dla ogólnej zasady B2B z art. 28b ustawy o VAT znaczenie ma siedziba nabywcy lub stałe miejsce prowadzenia działalności, dla którego wykonujesz usługę. Adres operatora platformy i kraj banku wysyłającego przelew nie wyznaczają automatycznie miejsca opodatkowania Twojej usługi.
Przy sprzedaży objętej tą zasadą do uprawnionego nabywcy w UE sprawdzamy rejestrację VAT-UE, status kontrahenta i obowiązek informacji podsumowującej. Sprzedaży do firmy z USA lub Wielkiej Brytanii nie wykazuje się w VAT-UE tylko dlatego, że jest zagraniczna. Adnotacja „odwrotne obciążenie” ma zastosowanie, gdy nabywca jest zobowiązany do rozliczenia odpowiedniego podatku; nie utożsamiaj jej ze stawką 0%.
Poradnik o fakturach za usługi dla firm z USA i UE wyjaśnia, jak sprawdzić status nabywcy, ustalić obowiązki VAT-UE i wystawić fakturę.
Czy fakturę z platformy trzeba wystawić w KSeF?
PDF pobrany z platformy nie zastępuje faktury ustrukturyzowanej, jeśli dana sprzedaż podlega obowiązkowi KSeF. Nie przesądza też, że trzeba ponownie fakturować tę samą usługę. Najpierw ustal, kto wystawia dokument, na jakiej podstawie i czy ma zastosowanie wyjątek dotyczący danego sposobu samofakturowania.
Dla polskiego sprzedawcy zagraniczny klient sam w sobie nie oznacza wyłączenia z KSeF. Przy nabywcy zagranicznym trzeba również ustalić sposób przekazania faktury poza systemem. Sprawdź aktualne zasady i źródła dotyczące KSeF w transakcjach zagranicznych.
Przychód, prowizja i kurs waluty
W zwykłym rozliczeniu przychodu z działalności moment wypłaty z platformy nie zawsze wyznacza moment powstania przychodu. Znaczenie mają wykonanie usługi, okres rozliczeniowy i pozostałe reguły art. 14 ustawy o PIT. Odrębnej oceny wymaga wybrany zgodnie z ustawą kasowy PIT.
Przychód w walucie przelicza się według zasad art. 11a PIT. Zapłata i późniejsze wykorzystanie waluty mogą rodzić różnice kursowe z art. 24c. Kurs użyty do wypłaty przez platformę nie zastępuje automatycznie kursu podatkowego.
Jeśli wynagrodzenie wynosi 5000 euro, a po potrąceniu opłaty otrzymujesz 4970 euro, nie przyjmuj od razu 4970 euro jako przychodu. Trzeba rozdzielić należność i prowizję. Na ryczałcie wydatki nie pomniejszają przychodu. Praktyczne przykłady rozliczenia operatorów i walut znajdziesz w poradniku o PayPal, Stripe i Wise.
Co przesłać do biura na początku współpracy?
- Podpisaną umowę, opis usług i informację, kto jest ich nabywcą.
- Przykładową fakturę i zasady jej generowania oraz zatwierdzania.
- Raport wynagrodzenia, potrąceń, salda i wypłat w danej walucie.
- Informację o wcześniejszym zatrudnieniu u tego klienta i obecnej formie opodatkowania.
- Nowe aneksy, korekty oraz zmiany modelu rozliczeń, zanim wpłyną na kolejne faktury.
W PROFEX Janusz Wiśniewski ocenia podatkowy charakter współpracy, a biuro sprawdza zgodność umowy, faktur i płatności. Poznaj księgowość dla IT lub obsługę konsultantów biznesowych. Dzięki wspólnej obsłudze nowe warunki kontraktu możesz omówić z osobą, która zna rozliczenia Twojej firmy.