W konsultingu o podatkach decyduje przede wszystkim to, co robisz dla klienta. Przygotowanie rekomendacji, wdrożenie projektu i zarządzanie przedsiębiorstwem mogą wymagać różnych rozliczeń, nawet jeśli na każdej fakturze widnieje „usługa konsultingowa”. Przed wyborem ryczałtu sprawdź zakres zadań, odpowiedzialność i zasady podejmowania decyzji.
Dla dobrze zarabiającego specjalisty ta analiza ma znaczenie przy każdym nowym kontrakcie. W PROFEX łączymy ją z księgowością: Janusz Wiśniewski poznaje model działalności i pomaga ustalić podatki na podstawie rzeczywistych usług.
Co właściwie sprzedajesz klientowi?
Zacznij od rezultatu, za który otrzymujesz wynagrodzenie. Czy klient kupuje analizę i rekomendacje? Czy zamawia wykonanie projektu? A może powierza Ci zarządzanie firmą lub jej częścią? Poniższa tabela porządkuje pytania, które warto omówić przed podpisaniem umowy.
| Rodzaj współpracy | Przykład | Co trzeba ocenić podatkowo? |
|---|---|---|
| Doradztwo związane z zarządzaniem | Analiza procesu sprzedaży i rekomendacje dla zarządu | Czy obowiązuje 15% ryczałtu i czy trzeba rozliczać VAT mimo niewielkiej sprzedaży |
| Wykonanie projektu | Wdrożenie uzgodnionego procesu, przygotowanie raportu lub szkolenie | Właściwą klasyfikację odrębnej usługi; nazwa „konsulting” nie rozstrzyga stawki |
| Zarządzanie przedsiębiorstwem | Samodzielne decyzje operacyjne i odpowiedzialność za powierzony obszar | Czy wynagrodzenie trzeba rozliczyć poza przychodami z działalności gospodarczej, według skali podatkowej |
| Kilka rodzajów usług | Rekomendacje strategiczne i odrębnie zamawiane szkolenia | Czy świadczenia są rzeczywiście odrębne i czy można rozdzielić ich przychody |
Kiedy konsulting podlega ryczałtowi 15%?
Art. 12 ust. 1 pkt 2 lit. m ustawy o ryczałcie przewiduje 15% m.in. dla usług doradztwa związanego z zarządzaniem, wskazanych w grupowaniu PKWiU ex dział 70. „Ex” oznacza zakres węższy niż cały dział. Nie każda usługa wykonana przez konsultanta automatycznie ma tę stawkę.
Nie oznacza to również, że pozostałe usługi można od razu rozliczać według 8,5%. Trzeba sprawdzić inne kategorie z art. 12, np. usługi inżynierskie, reklamowe lub związane z oprogramowaniem. Kod PKD w CEIDG i angielski tytuł stanowiska nie zastępują klasyfikacji wykonywanej usługi.
Jeżeli osiągasz przychody objęte różnymi stawkami, art. 12 ust. 3 wymaga ewidencji pozwalającej je ustalić osobno. Ustalenia dotyczące usług, faktury i dokumentacja pracy powinny być ze sobą zgodne. Sam podział wynagrodzenia w proporcji 70/30 nie tworzy dwóch odrębnych usług.
Konsulting a kontrakt menedżerski
Art. 13 pkt 9 ustawy o PIT zalicza przychody z umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich i umów o podobnym charakterze do działalności wykonywanej osobiście. Dotyczy to również takich umów zawartych w ramach JDG. Nie rozlicza się ich jak zwykłych przychodów firmy na ryczałcie lub podatku liniowym.
Sama nazwa „Head of Sales”, „interim manager” czy „fractional CMO” nie rozstrzyga sprawy. Istotne są faktyczne uprawnienia, odpowiedzialność i czynności. Koordynowanie harmonogramu projektu nie musi oznaczać zarządzania przedsiębiorstwem, tak jak wykreślenie słowa „zarządzanie” nie zmieni rzeczywistej roli dyrektora.
Przykład: konsultant przygotowuje warianty organizacji sprzedaży, a decyzje podejmuje zarząd klienta. To inna sytuacja niż samodzielne podejmowanie decyzji dotyczących zespołu, wydatków i bieżącego funkcjonowania działu. Analiza powinna uwzględniać umowę i codzienną praktykę obu stron.
Przy kwalifikacji do działalności wykonywanej osobiście stosuje się odpowiednie zasady skali podatkowej. Stawka 32% dotyczy nadwyżki podstawy ponad 120 000 zł, a nie automatycznie całego wynagrodzenia. Osobno ustala się ubezpieczenia. ZUS opisuje kontrakty menedżerskie w rozdziale V poradnika o umowach cywilnoprawnych: nie każdy taki kontrakt jest umową o pracę, a równoległa działalność może wpływać na tytuły do ubezpieczeń.
Czy konsultant może korzystać ze zwolnienia z VAT?
W 2026 roku limit zwolnienia podmiotowego wynosi 240 000 zł, ale art. 113 ust. 13 pkt 2 lit. b ustawy o VAT wyłącza z niego usługi w zakresie doradztwa, z ustawowym wyjątkiem dotyczącym doradztwa rolniczego. Mały przychód nie zapewnia więc tego zwolnienia osobie świadczącej usługi doradcze.
Przy krajowym konsultingu sprawdzamy obowiązek VAT przed pierwszą usługą. Przy zagranicznym kliencie osobno ustalamy miejsce opodatkowania: zasada z art. 28b może przenosić je do kraju nabywcy. Wyłączenie ze zwolnienia podmiotowego nie oznacza automatycznie doliczania polskiego VAT do każdego zagranicznego kontraktu. Zobacz zasady fakturowania usług B2B dla firm z UE i spoza UE.
Niezależna działalność i były pracodawca
Osobno trzeba sprawdzić, czy warunki współpracy pozwalają traktować ją jako działalność gospodarczą dla celów PIT. To inna ocena niż ustalenie, czy masz kontrakt menedżerski. Jej zasady określa art. 5b ust. 1 ustawy o PIT. Przepis wskazuje trzy łącznie spełnione warunki dotyczące odpowiedzialności wobec osób trzecich, kierownictwa oraz wyznaczania miejsca i czasu, a także braku ryzyka gospodarczego. Sama współpraca z jednym klientem lub korzystanie z jego sprzętu nie rozstrzyga tej oceny.
Jeśli przechodzisz z etatu na B2B, trzeba ponadto sprawdzić ograniczenia związane z wykonywaniem tych samych czynności dla obecnego lub byłego pracodawcy. Ryczałt, podatek liniowy i ulgi ZUS mają różne zasady. Porównaj te warunki przed zmianą.
Co daje przegląd podatkowy kontraktu B2B w PROFEX?
Przekaż projekt umowy, opis rzeczywistych zadań, zasady wynagrodzenia i informacje o kliencie. Wskaż, kto podejmuje decyzje oraz czy wcześniej pracowałeś dla niego na etacie. Janusz Wiśniewski oceni formę opodatkowania, VAT i dokumentację potrzebną do rozliczeń.
To właśnie tutaj księgowość z doradztwem dla konsultantów daje konkretną korzyść: nową rolę lub zmianę kontraktu omawiasz z osobą znającą Twoje rozliczenia, zanim wystawisz pierwszą fakturę na nowych zasadach. Zakres i czas analizy uzgadniamy wcześniej; pisemne opinie i wnioski do KIS wyceniamy odrębnie.