Obiad z kontrahentem może być kosztem firmy, choć VAT z restauracji nie podlega odliczeniu. Catering na spotkanie projektowe rozlicza się inaczej. W obu przypadkach najpierw trzeba ustalić, czemu służył wydatek, a następnie osobno sprawdzić PIT i VAT.
Poniżej pokazujemy, jak ocenić typowe sytuacje, obliczyć wpływ wydatku na podatki i zachować dokumenty, które wyjaśniają cel spotkania. Przykłady dotyczą wydatków ponoszonych w Polsce przez przedsiębiorcę prowadzącego JDG.
Czy obiad z kontrahentem można zaliczyć do kosztów?
Tak, jeśli wydatek służy uzyskaniu przychodu, zachowaniu albo zabezpieczeniu jego źródła i nie jest kosztem reprezentacji. Spotkanie poświęcone warunkom nowej umowy, odbiorowi projektu lub ustaleniu zakresu dalszej współpracy może mieć taki związek z działalnością. Sam rachunek wystawiony na firmę jeszcze tego nie dowodzi.
Ważne jest to, po co organizujesz spotkanie. Wydatek, którego dominującym celem jest budowanie wizerunku firmy i wywarcie dobrego wrażenia, może być reprezentacją wyłączoną z kosztów. Prywatny obiad nie staje się kosztem przez dopisanie na fakturze słowa „biznesowy”. Podstawę stanowią art. 22 ust. 1 oraz art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT.
Cena i wygląd restauracji nie rozstrzygają
Nie ma zasady, według której tani lunch jest kosztem, a droższa kolacja zawsze reprezentacją. Minister Finansów wyjaśnił, że miejsce podania posiłku oraz jego wystawność czy okazałość nie stanowią samodzielnych kryteriów rozstrzygających. Trzeba ocenić rzeczywisty cel i okoliczności wydatku.
To stanowisko zawiera interpretacja ogólna z 25 listopada 2013 r., oparta na wyroku siedmiu sędziów NSA z 17 czerwca 2013 r., II FSK 702/11.
Dla przedsiębiorcy wniosek jest praktyczny: dokumentuj przedmiot rozmowy i jej związek z firmą. Nie zastępuj tego oceną, czy lokal był dostatecznie skromny.
Restauracja, catering i dostawa jedzenia: co z VAT?
Przy zwykłym spotkaniu z kontrahentem w restauracji nie odliczysz VAT od usługi gastronomicznej. Nie zmienia tego fakt, że posiłek służył rozmowie o umowie. Jeżeli sam wydatek spełnia warunki kosztu podatkowego, nieodliczony VAT można uwzględnić w koszcie PIT, dlatego rozliczasz wtedy kwotę brutto.
Ograniczenie wynika z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT. Ten przepis obejmuje także usługi noclegowe. Przewidziane w nim wyjątki dotyczą m.in. posiłków dla pasażerów nabywanych przez przewoźników oraz określonej odsprzedaży noclegów; nie zmieniają rozliczenia zwykłego obiadu z klientem ani własnego noclegu podczas wyjazdu firmowego.
Catering nie podlega temu samemu wyłączeniu co gastronomia restauracyjna. Nie oznacza to jednak odliczenia VAT od każdego zamówionego posiłku. Nadal potrzebny jest związek zakupu z działalnością opodatkowaną, a nie zaspokajanie prywatnych potrzeb. Takie rozróżnienie stosuje KIS także przy ocenie cateringu na wydarzeniach firmowych.
| Co kupujesz? | Co należy sprawdzić przy VAT? |
|---|---|
| Posiłek z obsługą w restauracji | Usługa gastronomiczna jest objęta zakazem odliczenia przy opisanym spotkaniu biznesowym. |
| Catering na warsztaty w biurze | Odliczenie jest możliwe, jeżeli zakup służy działalności opodatkowanej i spełnia pozostałe warunki VAT. |
| Samo jedzenie z dostawą, bez usług wspomagających | Może to być dostawa towarów, a nie catering. Ocenia się rzeczywisty zakres zamówienia oraz jego cel. |
Art. 6 rozporządzenia UE nr 282/2011 odróżnia usługi restauracyjne i cateringowe od samej dostawy żywności. Znaczenie mają usługi wspomagające umożliwiające natychmiastowe spożycie. Sama zmiana nazwy na fakturze z „gastronomii” na „catering” nie zmienia rodzaju świadczenia.
Jeżeli kupujesz cały pakiet konferencyjny, ocenę trzeba oprzeć na rzeczywistym zakresie umowy. Nie zakładaj, że jedna pozycja „organizacja spotkania” automatycznie pozwala odliczyć VAT od wszystkich elementów.
Przykład: 4 000 zł brutto za posiłki na spotkaniu
Załóżmy, że organizujesz robocze spotkanie z partnerami B2B. Porównujesz posiłki w restauracji z cateringiem do sali, którą już dysponujesz. W obu wariantach płacisz 4 000 zł brutto, a wydatek ma uzasadniony cel gospodarczy i spełnia warunki zaliczenia do kosztów PIT. Catering służy wyłącznie Twojej działalności opodatkowanej VAT i daje prawo do pełnego odliczenia.
Na potrzeby przykładu przyjmujemy, że cała faktura obejmuje posiłki opodatkowane stawką 8% VAT, bez napojów i innych pozycji wymagających odmiennej stawki. Nie jest to uniwersalna stawka dla każdego zamówienia. Zasady i wyłączenia dla usług związanych z wyżywieniem określa art. 41 ust. 12f ustawy o VAT.
Przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, płaci liniowy PIT 19% i ma dochód pozwalający wykorzystać koszt. Nie uwzględniamy składki zdrowotnej ani dodatkowej opłaty za salę.
| Rozliczenie | Restauracja | Catering |
|---|---|---|
| Zapłata za posiłki | 4 000 zł | 4 000 zł |
| VAT do odliczenia | 0 zł | 296,30 zł |
| Koszt w PIT | 4 000 zł brutto | 3 703,70 zł netto |
| Zmniejszenie PIT w przykładzie | 4 000 zł × 19% = 760 zł | 3 703,70 zł × 19% = 703,70 zł |
| Wydatek po uwzględnieniu VAT i PIT | 3 240 zł | 3 000 zł |
Różnica wynosi 240 zł. Kwotę netto cateringu otrzymujemy, dzieląc 4 000 zł przez 1,08. Odliczenie VAT wynosi 296,30 zł, ale po jego odliczeniu mniejszy jest także koszt w PIT. Dlatego korzyść z obu podatków nie jest równa samemu odliczonemu VAT.
Kwoty pokazujemy do groszy, przed końcowym zaokrągleniem podatku. Przy fakturze z kilkoma stawkami każdą pozycję trzeba rozliczyć zgodnie z jej stawką. Podatnik zwolniony z VAT lub rozliczający PIT ryczałtem otrzyma inny wynik. Więcej o tej różnicy przeczytasz w poradniku co można zaliczyć do kosztów firmy.
Workation: kiedy wyjazd jest firmowy, a kiedy prywatny?
Praca z laptopem podczas urlopu nie sprawia, że koszt całego wyjazdu staje się kosztem firmy. Nazwa „workation” nie daje osobnej ulgi podatkowej. Trzeba ocenić każdy wydatek: czemu służył, kto z niego korzystał i jaka część dotyczyła działalności.
Rozróżnijmy dwie sytuacje:
- Jedziesz do klienta na dwudniowe warsztaty wdrożeniowe. Masz uzgodniony zakres prac, termin i uczestników. W takiej sytuacji możesz wykazać związek kosztów przejazdu, niezbędnego noclegu czy wynajmu sali z realizacją projektu. VAT od hotelu i restauracji oceniasz osobno.
- Jedziesz z rodziną na tygodniowy wypoczynek i każdego ranka odpowiadasz na wiadomości klientów. Samo wykonywanie tej pracy nie uzasadnia zaliczenia całego pobytu, przejazdu ani wydatków rodziny do kosztów działalności.
Przy połączeniu wyjazdu służbowego z prywatnym przedłużeniem pobytu wyodrębnij wydatki na dodatkowe noclegi, atrakcje i osoby towarzyszące. Rozliczenie wspólnych kosztów, np. przejazdu, wymaga oceny celu podróży i rzeczywistych okoliczności. Sam podział liczby dni nie przesądza o prawidłowej kwocie kosztu.
Podstawą pozostaje związek wydatku z przychodem określony w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. Również przy spotkaniach zespołu nie wystarczy podzielić uczestników na pracowników i kontrahentów B2B. Liczą się cel wydarzenia i faktyczny charakter poszczególnych świadczeń. Agenda pomaga udokumentować pracę, ale nie zamienia wypoczynku w usługę firmową.
Jak udokumentować cel spotkania?
Zachowaj prawidłowy dokument zakupu oraz informacje pozwalające połączyć wydatek z działalnością. Krótka notatka może być przydatna, zwłaszcza gdy po kilku miesiącach sam opis na fakturze nie będzie już wystarczająco jasny. Nie ma jednak obowiązku sporządzania takiej notatki według jednego wzoru ani dołączania jej do każdego rachunku za posiłek.
Warto zapisać:
- datę i uczestników spotkania, z określeniem ich związku z projektem lub firmą;
- przedmiot rozmowy, np. zakres zlecenia, warunki dostawy lub odbiór etapu prac;
- powiązanie z ofertą, umową, korespondencją albo harmonogramem projektu;
- które pozycje na rachunku dotyczyły spotkania firmowego, a które miały charakter prywatny.
Przykład własnej notatki: „Spotkanie z przedstawicielem klienta dotyczące wdrożenia systemu magazynowego. Omówiono zakres drugiego etapu, termin testów i obowiązki stron. Powiązanie: oferta z 12 października i korespondencja dotycząca harmonogramu”. Opis powinien odzwierciedlać rzeczywisty przebieg rozmowy. Nie trzeba pisać, że zawarto umowę, jeśli do tego nie doszło.
Paragon z NIP spełniający warunki faktury uproszczonej jest dokumentem zakupu. Sam jego format nie przesądza jednak o celu wydatku. Zasady faktur uproszczonych określa art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT.
Kiedy omówić wydatek z doradcą podatkowym?
Zrób to przed zamówieniem większego spotkania, wyjazdu zespołowego albo pakietu łączącego nocleg, pracę i rekreację. Łatwiej wtedy ustalić, które wydatki mają uzasadnienie gospodarcze, co obejmuje zamówienie i jakie dokumenty zachować.
W PROFEX dokumenty przekazujesz elektronicznie, a wątpliwości dotyczące swoich planów możesz omówić z Januszem Wiśniewskim, doradcą podatkowym. Klienci naszej księgowości mogą również umówić spotkanie w biurze w dzielnicy Warszawa Ursus. Ocena skutków podatkowych przed poniesieniem wydatku pozwala oszacować rzeczywisty koszt spotkania. Dzięki temu sposób rozliczenia możesz ustalić już na etapie planowania.