W księgowości kantoru trzeba oddzielić przychód ze sprzedaży walut, koszt ich zakupu i wynik działalności. Sam spread nie zastępuje zapisów przychodów i zakupów w KPiR. Podstawą jest ewidencja kantorowa, uzgodniona ze stanem walut i gotówki.
W PROFEX mamy doświadczenie w rozliczaniu kantorów. Łączymy prowadzenie księgowości z doradztwem podatkowym, aby właściciel widział nie tylko obrót, lecz także prawidłowo ustalony dochód i obowiązki związane z transakcjami.
Cztery obszary rozliczeń kantoru
| Obszar | Co obejmuje | Dlaczego jest potrzebny |
|---|---|---|
| Ewidencja kantorowa | Operacje zmieniające stan walut i złotych | Pozwala odtworzyć transakcje i uzgodnić kasę |
| KPiR | Przychody ze sprzedaży, zakup walut, pozostałe koszty i remanent | Służy ustaleniu dochodu podatkowego |
| VAT | Kwalifikacja wymiany walut i dodatkowych usług | Rozstrzyga zwolnienie oraz zasady rozliczenia zakupów |
| AML | Ocena ryzyka, identyfikacja klientów i wymagane zgłoszenia | Porządkuje obowiązki przy obsłudze transakcji |
Jak zapisać sprzedaż i zakup walut w KPiR?
Od 2026 r. obowiązuje rozporządzenie w sprawie prowadzenia KPiR z 6 września 2025 r.. Zgodnie z § 16 zapisów dokonuje się na podstawie ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych. Objaśnienia do wzoru księgi wskazują:
- kolumnę 9 dla miesięcznej wysokości przychodu ze sprzedaży wartości dewizowych;
- kolumnę 12 dla miesięcznej kwoty zakupionych wartości dewizowych.
To rozróżnienie ma znaczenie: przychód nie jest tym samym co dochód. Niesprzedane waluty obejmuje spis z natury, a sposób ich wyceny określa § 22 rozporządzenia. Dochód ustala się z uwzględnieniem kosztów i różnicy remanentowej, zgodnie z art. 24 ust. 2 ustawy o PIT.
Przykład: kantor kupił partię waluty za 42 000 zł i sprzedał ją w całości za 43 000 zł. Zakładając brak innych operacji i różnicy remanentowej, zapisuje 43 000 zł przychodu oraz 42 000 zł zakupu. Różnica 1 000 zł jest wynikiem przed pozostałymi kosztami, np. lokalem i wynagrodzeniami. Wpisanie wyłącznie 1 000 zł jako przychodu nie odzwierciedla wymaganych zapisów.
Czy kantor może wybrać ryczałt?
Działalność w zakresie kupna i sprzedaży wartości dewizowych jest wyłączona z ryczałtu przez art. 8 ust. 1 pkt 3 lit. c ustawy o ryczałcie. Wyłączenie dotyczy także podatnika uzyskującego przychody z tej działalności tylko częściowo. Nie stosujemy więc do kantoru zwykłej stawki przewidzianej dla handlu.
Dla przedsiębiorcy rozliczającego działalność w KPiR porównujemy podatek według skali i podatek liniowy z uwzględnieniem całej sytuacji podatkowej oraz składki zdrowotnej.
Zwolnienie z VAT przy wymianie walut
Art. 43 ust. 1 pkt 7 ustawy o VAT obejmuje zwolnieniem transakcje dotyczące walut, banknotów i monet używanych jako prawny środek płatniczy. Przepis przewiduje wyjątek dotyczący przedmiotów kolekcjonerskich. Sprzedaż monet kolekcjonerskich wymaga więc osobnej kwalifikacji.
Zwolnienie sprzedaży wpływa też na zakupy. VAT od wydatków służących wyłącznie działalności zwolnionej co do zasady nie podlega odliczeniu. Jeśli kantor prowadzi dodatkową sprzedaż opodatkowaną, trzeba przypisać zakupy do właściwych czynności i rozliczyć wydatki wspólne zgodnie z art. 90.
AML: dwa różne progi, dwa różne obowiązki
Kantor jest instytucją obowiązaną w rozumieniu ustawy AML. Właściciel powinien mieć ocenę ryzyka, wewnętrzną procedurę i sposób dokumentowania wykonanych czynności. Sam próg kwotowy nie wyczerpuje obowiązków.
| Sytuacja | Zasada wynikająca z ustawy AML |
|---|---|
| Nawiązanie stosunków gospodarczych | Stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego, w tym identyfikacji i weryfikacji klienta |
| Transakcja okazjonalna o wartości co najmniej 15 000 euro | Środki bezpieczeństwa finansowego; uwzględnia się również kilka operacji, które wydają się powiązane |
| Transakcja kupna lub sprzedaży wartości dewizowych przekraczająca 15 000 euro | Przekazanie informacji GIIF na zasadach art. 72 ust. 3 |
| Podejrzenie prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu | Działanie niezależnie od wartości transakcji, zgodnie z ustawą |
Co najmniej 15 000 euro i powyżej 15 000 euro nie oznaczają tego samego. Art. 35 i art. 72 regulują odmienne obowiązki. Dlatego procedura kantoru powinna rozróżniać ocenę klienta, łączenie operacji oraz raportowanie transakcji.
Co przygotować do współpracy z biurem?
Przekaż ewidencję kupna i sprzedaży, miesięczne podsumowania, salda walut i złotych, wyciągi bankowe, dokumenty kosztowe oraz spisy z natury. Przy zmianie biura ważne jest uzgodnienie stanu początkowego. Prawo dewizowe, w szczególności art. 14 i 17, określa obowiązki ewidencyjne oraz rejestr działalności kantorowej prowadzony przez Prezesa NBP.
Warto ustalić jeden schemat przekazywania danych, żeby księgowość i ewidencja kantorowa opisywały te same operacje. Nowy rodzaj transakcji omów z doradcą przed jego wdrożeniem.
Najczęściej zadawane pytania
Czy dodatni spread jest od razu dochodem do opodatkowania?
Nie zawsze. Dochód uwzględnia również pozostałe koszty i różnicę remanentową. Spread nie zastępuje ewidencji sprzedaży i zakupów.
Co daje doradca podatkowy znający rozliczenia kantoru?
Możesz omówić podatkowe skutki nowych transakcji, zakupów i zmian w działalności na podstawie własnych danych. W PROFEX doradztwo Janusza Wiśniewskiego jest połączone z nadzorem nad księgowością. Poznaj zakres obsługi.