Przy typowych usługach IT świadczonych z Polski dla zagranicznej firmy VAT rozlicza się według miejsca siedziby nabywcy, a na fakturze nie nalicza się polskiego VAT. Osobno trzeba ustalić rejestrację VAT-UE, przychód w PLN i obowiązki KSeF. Zagraniczny przelew nie zastępuje żadnego z tych kroków.
Poradnik dotyczy polskiej JDG wykonującej z Polski usługi IT dla firm. Sprzedaż konsumentom, usługi objęte szczególnymi zasadami miejsca świadczenia oraz praca wykonywana za granicą wymagają odrębnego ustalenia rozliczeń.
Najpierw ustal, kto kupuje usługę
Sprawdź kontrahenta w umowie, jego adres, status przedsiębiorcy i identyfikator podatkowy. Płatnik przelewu lub operator platformy nie zawsze jest nabywcą usługi. Fakturę wystawiasz rzeczywistemu nabywcy.
Przy kontrahencie z UE zweryfikuj numer VAT w systemie VIES Komisji Europejskiej. Przy firmie spoza UE wykorzystaj jej dane rejestrowe i dokumenty potwierdzające działalność. Negatywny wynik VIES wymaga wyjaśnienia; sam w sobie nie dowodzi, że kupujący jest konsumentem.
Zgodnie z art. 28b ustawy o VAT znaczenie może mieć również stałe miejsce prowadzenia działalności, dla którego świadczysz usługę. Dlatego zagraniczny adres centrali nie wystarcza, jeżeli usługę nabywa jej polskie stałe miejsce prowadzenia działalności.
UE a USA, Wielka Brytania i Szwajcaria
Tabela zakłada usługę objętą ogólną zasadą z art. 28b, świadczoną dla zagranicznej siedziby przedsiębiorcy. W kolumnie UE chodzi o usługi, dla których nabywca rozlicza VAT i które podlegają wykazaniu w VAT-UE.
| Obowiązek | Firma z innego kraju UE | Firma z USA, UK lub Szwajcarii |
|---|---|---|
| Polski VAT na fakturze | Bez polskiego VAT | Bez polskiego VAT |
| Rejestracja VAT-UE w Polsce | Przed pierwszą taką usługą | Sama ta sprzedaż nie wymaga VAT-UE |
| Informacja VAT-UE | Za miesiąc, w którym powstał obowiązek wykazania usługi lub otrzymanej zaliczki | Tej sprzedaży nie wykazuje się w VAT-UE |
| Sprawdzenie kontrahenta | Dane firmy i numer VAT, weryfikacja w VIES | Dane firmy i dokumenty potwierdzające status |
| Doręczenie faktury z KSeF | W sposób uzgodniony z zagranicznym nabywcą | W sposób uzgodniony z zagranicznym nabywcą |
Rejestrację i informacje podsumowujące opisują wyjaśnienia MF o VAT oraz art. 97 i 100 ustawy. VAT-UE składa się elektronicznie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu powstania obowiązku podatkowego ustalonego na potrzeby tej informacji. Dla usług stosuje się art. 19a ust. 1–3 i 8: liczy się wykonanie usługi, zakończenie właściwego okresu rozliczeniowego albo wcześniejsze otrzymanie zaliczki w odniesieniu do otrzymanej kwoty. Rejestracja VAT-UE nie oznacza automatycznie utraty krajowego zwolnienia z VAT.
Co wpisać na fakturze?
Podaj dane stron i swój NIP, numer i datę faktury, datę wykonania usługi albo właściwy okres rozliczeniowy, opis i zakres usługi, cenę oraz kwotę należności i walutę. Dla odpowiednich transakcji unijnych podajesz numery VAT-UE obu stron. Zakres wymaganych danych i dopuszczalne pominięcia dla transakcji zagranicznych określa art. 106e ustawy.
„NP” nie oznacza stawki 0% ani zwolnienia z VAT. To stosowane w programach oznaczenie czynności niepodlegającej opodatkowaniu w Polsce. Adnotację „odwrotne obciążenie” stosujesz, gdy obowiązek rozliczenia VAT lub podatku o podobnym charakterze spoczywa na nabywcy. Możesz dodać angielskie „reverse charge”. Nie jest to jednak obowiązkowa formułka dla każdej faktury do USA tylko dlatego, że klient ma amerykański adres. Wymagania określa art. 106e ustawy o VAT.
Opis powinien pozwalać powiązać fakturę z umową i wykonanymi pracami. Nie zmieniaj nazwy usługi tylko po to, żeby uzyskać wybraną stawkę ryczałtu. Sprawdź jak ustalać 8,5% lub 12% w IT.
Czy faktura zagraniczna trafia do KSeF?
Zagraniczny klient sam w sobie nie wyłącza obowiązku wystawienia faktury w KSeF. Jeżeli obejmuje Cię ten obowiązek, wystawiasz fakturę w systemie, a zagranicznemu nabywcy przekazujesz ją w uzgodniony sposób, np. jako wizualizację PDF z wymaganym kodem QR.
Zasady doręczania wynikają z art. 106gb ust. 4 i wyjaśnień MF o wystawianiu i otrzymywaniu faktur. Kod lub kody zależą od trybu wystawienia i tego, czy faktura ma już numer KSeF. Zobacz harmonogram KSeF dla małych firm oraz tryby offline i awaryjne.
Sprawdź też sposób fakturowania uzgodniony w kontrakcie. Przy usłudze opodatkowanej w innym państwie UE, którą rozlicza i sam fakturuje nabywca, polskie przepisy o fakturowaniu nie mają zastosowania na podstawie art. 106a pkt 2 lit. a ustawy o VAT. Jeżeli samofakturowanie podlega polskim przepisom, np. przy usłudze dla klienta z USA, a nabywca nie identyfikuje się dla tej transakcji polskim NIP, wyłączenie z obowiązkowego KSeF wynika z § 2 pkt 5 rozporządzenia z 7 grudnia 2025 r..
Osobno do końca 2026 roku może mieć zastosowanie ułatwienie z art. 145m ustawy: miesięczny limit sprzedaży z podatkiem udokumentowanej fakturami objętymi tym przepisem wynosi 10 000 zł. Prawo do wystawiania poza KSeF traci się od faktury przekraczającej limit.
Jaki kurs waluty zastosować do przychodu?
Najpierw ustalasz datę powstania przychodu, potem kurs. Na zwykłych zasadach PIT jest to średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego przed datą uzyskania przychodu. Przy usługach rozliczanych okresowo decyduje koniec okresu określonego w umowie lub na fakturze, nie rzadziej niż raz w roku. Podstawą są art. 11a i 14 ustawy o PIT.
Przykład: kontrakt przewiduje miesięczne okresy rozliczeniowe, a usługi za wrzesień kończą się 30 września. Fakturę wystawiasz 5 października, klient płaci 15 października. Przy zwykłej metodzie rozpoznawania przychodów przychód przypada na 30 września, a kurs przychodu pochodzi z ostatniego dnia roboczego przed tą datą. Płatność z października sprawdzasz następnie pod kątem różnic kursowych.
Do rozliczeń VAT i informacji o transakcjach stosuje się właściwe zasady VAT, w tym art. 31a. Nie przyjmuj, że data i kurs z PIT zawsze wystarczą do wszystkich ewidencji. O płatnościach walutowych i prowizjach przeczytasz w poradniku PayPal, Stripe i Wise w JDG.
Sprzedaż usług i zakupy SaaS to dwa różne rozliczenia
Możesz wystawiać fakturę amerykańskiej firmie bez polskiego VAT i jednocześnie mieć obowiązki związane z zakupem zagranicznego oprogramowania lub reklamy. Dokumenty z AWS, Google, Meta czy innego dostawcy przekazujesz do księgowości niezależnie od faktur sprzedaży. Sprawdź dokumenty do importu usług.
Najczęściej zadawane pytania
Czy ryczałt zwalnia z VAT-UE?
Nie. Ryczałt dotyczy podatku dochodowego. Obowiązki VAT i VAT-UE ustala się oddzielnie.
Czy konto w USA zmienia kraj nabywcy?
Nie. Numer rachunku ani siedziba operatora płatności nie wyznaczają miejsca świadczenia usługi. Sprawdzamy nabywcę i to, dla której siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności wykonujesz usługę.
Co przygotować przed pierwszą fakturą?
Umowę, dane nabywcy, opis usług, okres rozliczeniowy, walutę, informację o swoim statusie VAT i KSeF oraz o sposobie zapłaty. W PROFEX łączymy te informacje w spójne rozliczenie. Poznaj księgowość z doradztwem dla IT.