Brak internetu nie musi zatrzymywać wystawiania faktur. W trybie offline24 przygotowujesz fakturę w odpowiednim programie i przesyłasz ją do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po wystawieniu. Oficjalna awaria KSeF ma inne zasady. Dlatego najpierw ustal, czy problem dotyczy Twojego połączenia, programu czy samego systemu.

Wybierz właściwy tryb i termin

Komunikat o błędzie w programie nie jest jeszcze ogłoszeniem awarii KSeF. Sprawdź komunikaty MF i informację dostawcy oprogramowania. Przy ogłoszonej awarii zanotuj jej początek i koniec, bo od nich może zależeć termin wysyłki.

Sytuacja Termin przesłania do KSeF
Offline24, np. brak internetu u Ciebie Najpóźniej w następnym dniu roboczym po wystawieniu.
Niedostępność ogłoszona przez MF, np. prace serwisowe Najpóźniej w następnym dniu roboczym po zakończeniu niedostępności.
Awaria KSeF ogłoszona przez MF Do 7 dni roboczych od zakończenia awarii.
Awaria całkowita ogłoszona w środkach społecznego przekazu Faktury nie dosyłasz później do KSeF.

W pierwszych trzech sytuacjach przygotowujesz fakturę elektroniczną w strukturze FA(3), korzystając z odpowiedniego trybu w programie. Przy awarii całkowitej możesz wystawić ją na papierze lub elektronicznie, bez obowiązku stosowania FA(3).

Źródła i podstawy prawne dla poszczególnych wierszy: offline24, art. 106nda, niedostępność, art. 106nh, awaria, art. 106nf i awaria całkowita, art. 106ng ustawy o VAT.

Przykład offline24: wystawiasz fakturę w piątek bez dostępu do sieci. Jeśli poniedziałek jest dniem roboczym, najpóźniej wtedy wysyłasz ją do KSeF. Termin nie zaczyna biec dopiero po powrocie Twojego internetu. Zawczasu ustal możliwość wysyłki z innego połączenia lub przez uprawnioną osobę.

Tabela zakłada, że sytuacja nie zmienia się w trakcie oczekiwania. Jeśli MF ogłosi kolejną awarię albo awarię całkowitą, sprawdź właściwe zasady z powyższych instrukcji przed ustaleniem terminu.

Co dostaje klient, zanim faktura będzie w KSeF?

W offline24 i podczas zaplanowanej niedostępności krajowy nabywca z NIP co do zasady otrzymuje fakturę w KSeF po jej przesłaniu. Wcześniej możesz wydać mu potwierdzenie transakcji zgodne z zaleceniami MF. To pomocniczy dokument, a nie druga faktura. Jego zakres i zastosowanie opisuje instrukcja potwierdzenia transakcji.

Dla konsumenta lub nabywcy zagranicznego obowiązuje uzgodniony sposób przekazania faktury. Przy ogłoszonej awarii również uzgadniasz sposób udostępnienia z nabywcą. Nie zakładaj więc, że każdemu odbiorcy należy wydać taki sam dokument.

Gdy fakturę offline trzeba udostępnić poza KSeF przed jej przesłaniem, właściwa wizualizacja ma dwa kody QR, oznaczone „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”. Drugi wymaga certyfikatu KSeF typu 2. Po przyjęciu faktury do KSeF używa się kodu z numerem KSeF. Wymagania rozpisano w instrukcji kodów QR. Wyjątkiem jest awaria całkowita, podczas której faktur nie oznacza się tymi kodami.

Przygotuj to, zanim stracisz połączenie

  1. Sprawdź program. Czy pozwala wystawić i zapisać fakturę bez internetu? Czy obsługuje właściwy tryb oraz wymagane kody? Sam pusty szablon PDF nie zastępuje pliku FA(3).
  2. Przygotuj dostęp. Jeśli będziesz potrzebować drugiego kodu QR, uzyskaj wcześniej certyfikat typu 2 i skonfiguruj go zgodnie z instrukcją programu. Nie przesyłaj biuru prywatnego klucza ani hasła do niego.
  3. Przećwicz obieg. Ustal, kto wysyła zaległe faktury, pilnuje terminu i sprawdza numer KSeF oraz potwierdzenie przyjęcia. Do ćwiczeń wykorzystaj środowisko testowe programu.
  4. Prowadź krótką listę oczekujących dokumentów. Zapisz numer faktury, datę wystawienia, zastosowany tryb, termin wysyłki i wynik przyjęcia.

Po odzyskaniu połączenia sprawdź status dokumentu, zanim wyślesz go ponownie. Błąd wyświetlony na ekranie może wymagać wyjaśnienia, czy system otrzymał już plik. Nie twórz drugiej faktury tylko po to, żeby ominąć problem z wysyłką.

Jak ustalić obieg z biurem?

Poinformuj nas, które faktury wystawiłeś poza bieżącym połączeniem z KSeF i czy zostały już przyjęte. Uzgodnimy, co pobieramy z systemu, a co trzeba przekazać osobno. Pomaga w tym instrukcja dokumentów elektronicznych.

Jeśli dopiero wdrażasz system, zacznij od poradnika KSeF dla małej firmy. Opisuje dostęp właściciela, uprawnienia biura i wybór narzędzia.