W PROFEX możesz przekazywać dokumenty elektronicznie, bez wizyty w biurze. Na początku współpracy ustalamy sposób ich dostarczania i termin. Najwięcej czasu oszczędza prosty, powtarzalny porządek, którego trzymamy się co miesiąc.

Ustal kanał i termin przekazywania

Korzystaj z uzgodnionego z biurem sposobu przesyłania dokumentów. Unikaj rozdzielania jednego kompletu między kilka skrzynek i komunikatorów: łatwo wtedy przeoczyć plik lub wysłać go dwukrotnie.

W PROFEX dokumenty za poprzedni miesiąc przekazujesz do piątego dnia następnego miesiąca, chyba że wspólnie ustalimy inny termin. Dzięki temu mamy czas na sprawdzenie dokumentów i przygotowanie rozliczeń.

Co przygotować na koniec miesiąca?

Przygotuj dokumenty dotyczące Twojej działalności. Na początku współpracy wskażemy, które grupy z poniższej listy będą potrzebne.

Grupa Co przygotować i sprawdzić?
Sprzedaż Faktury spoza KSeF, korekty, raporty z kasy i ewidencję sprzedaży, jeżeli je prowadzisz.
Zakupy Faktury spoza KSeF, polisy, umowy leasingowe i potrzebne aneksy.
Płatności Uzgodnione wyciągi, potwierdzenia wpłat podatków i składek oraz raporty operatorów płatności.
Kadry i płace Nowe umowy oraz informacje o czasie pracy, nieobecnościach i zmianach wynagrodzeń.

Zaznacz zwroty i faktury wystawione offline, które nie trafiły jeszcze do KSeF. W raporcie operatora płatności uwzględnij również prowizje i zwroty. Przy rozliczeniach walutowych potrzebne mogą być daty i kwoty zapłat. Dane kadrowe przekaż przed ustalonym terminem naliczenia wynagrodzeń.

Jeżeli biuro potrzebuje pełnego wyciągu za dany miesiąc, pobierz go z bankowości zamiast wysyłać pojedyncze zrzuty przelewów. Gdy zakres jest węższy, przekaż wskazane operacje i dokumenty.

Na ryczałcie wydatki nie pomniejszają przychodu do opodatkowania. Nie oznacza to jednak, że dokumenty zakupowe są zbędne. Ustalmy, które są potrzebne w Twojej firmie, w tym do rozliczeń VAT.

Zadbaj o kompletne i czytelne pliki

  • Dokument elektroniczny: prześlij otrzymany plik w oryginalnej postaci. Nie drukuj PDF-u tylko po to, żeby ponownie go zeskanować.
  • Dokument papierowy: zrób czytelny skan lub zdjęcie bez uciętych krawędzi, odbić światła i cieni. Powiększ podgląd i sprawdź datę, kwoty oraz dane stron.
  • Kilka stron jednej faktury: najlepiej zachowaj je w jednym pliku, w prawidłowej kolejności. Dołącz również potrzebne załączniki.
  • Porządek w plikach: pomocna jest prosta nazwa z datą i dostawcą, np. 2026-10-12_Telefon.pdf. Nie musisz ręcznie zmieniać nazw wszystkich dokumentów, jeśli uzgodniony sposób przekazywania pozwala je łatwo rozpoznać.
  • Korektę lub uzupełnienie wyraźnie opisz, żeby nie pomylić ich z kolejnym dokumentem.

Notatkę o wydatku dodaj w wiadomości albo osobnym opisie, zachowując oryginalny plik. Jeżeli nie wiesz, jak zakwalifikować dokument, dołącz pytanie.

KSeF i pozostałe dokumenty firmy

Sposób korzystania z KSeF ustalamy przy wdrożeniu obsługi. Osobno uzgadniamy przekazywanie dokumentów takich jak umowy, wyciągi bankowe czy informacje kadrowe, jeżeli są potrzebne do Twoich rozliczeń.

Faktur dostępnych dla biura w KSeF nie trzeba ponownie skanować i przesyłać. Powiedz nam jednak, gdy dokument wymaga wyjaśnienia, dotyczy wydatku prywatnego albo czekasz na korektę.

Kupujesz reklamy lub abonamenty od zagranicznych dostawców? Zobacz, jak przygotować faktury z Google, Meta i innych usług oraz certyfikat rezydencji. Przy braku połączenia pomoże instrukcja faktur wystawianych offline.

Poza KSeF nadal przekazujesz potrzebne do obsługi:

  • faktury otrzymane poza systemem, w tym od zagranicznych dostawców;
  • umowy, aneksy, polisy i protokoły odbioru;
  • uzgodnione informacje o płatnościach i dokumenty bankowe;
  • dokumenty kadrowe oraz informacje o zmianach w działalności.

KSeF nie zastępuje całego obiegu dokumentów firmy. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że załączniki w KSeF służą rozbudowanym danym faktury, a nie przesyłaniu umów, zamówień czy protokołów odbioru. Zobacz odpowiedź MF o załącznikach do faktur, pytanie 20.

Pracujemy w Comarch ERP Optima. Pomagamy wdrożyć KSeF i poznać jego praktyczną obsługę. Przeczytaj też nasz poradnik o KSeF w małej firmie.

Dopisz kontekst, gdy sam dokument nie wystarcza

Przy nowym rodzaju wydatku napisz krótko, czego dotyczy i jak wiąże się z działalnością. Gdy zmienia się umowa, sposób rozliczeń lub zatrudnienie, poinformuj o tym biuro wraz z dokumentami.

Wystarczy konkretny opis zgodny z rzeczywistością:

  • „Monitor do stanowiska, na którym przygotowuję projekty dla klientów”.
  • „Abonament programu do montażu filmów realizowanych na zlecenie”.
  • „Szkolenie z obsługi programu używanego przy projektowaniu instalacji”.

Na podstawie dokumentu i opisu sprawdzamy związek zakupu z działalnością oraz sposób rozliczenia.

Przy nietypowym wydatku najpierw wyjaśniamy, czego dotyczy i jak go rozliczyć. Gdy zauważymy brak regularnej faktury, na przykład za telefon lub leasing, zapytamy o nią przed zamknięciem miesiąca.

Krótkie sprawdzenie przed wysłaniem

  1. Czy komplet dotyczy właściwego miesiąca i obejmuje wszystkie strony dokumentów?
  2. Czy widać daty, kwoty i dane, a pliki dają się otworzyć?
  3. Czy zaznaczone są korekty, zwroty i dokumenty wymagające wyjaśnienia?
  4. Czy nie wysyłasz drugi raz tych samych faktur, także pobranych już z KSeF?
  5. Czy wskazano brakujące dokumenty i przewidywany termin ich uzupełnienia?

Jeśli czegoś brakuje, poinformuj o tym razem z pozostałymi dokumentami. Łatwiej wtedy ustalić, co trzeba uzupełnić przed zamknięciem miesiąca.

Zobacz jak wygląda współpraca z PROFEX i jakie informacje przydadzą się przy wycenie obsługi.

Przy nowym zakupie sprawdź też, co można zaliczyć do kosztów firmy.