Faktury dla osób prywatnych nie muszą trafiać do KSeF. Sprzedawca może korzystać z systemu dobrowolnie. Z kolei przy zakupie na firmę w 2026 r. nadal możesz otrzymać paragon z NIP będący fakturą uproszczoną. Najważniejsze jest ustalenie przed zakupem, dla kogo ma być dokument: dla firmy czy dla konsumenta.
Sprzedajesz osobie prywatnej? Ustal sposób przekazania faktury
Konsument nie musi zakładać dostępu do KSeF, żeby dostać fakturę. Możesz przekazać mu ją poza systemem. Jeśli dobrowolnie wystawiasz ją w KSeF, uzgodnij z klientem sposób udostępnienia dokumentu, na przykład PDF lub wydruk z odpowiednim kodem QR.
Nie zbieraj numeru PESEL tylko dlatego, że korzystasz z KSeF. Struktura e-faktury nie przewiduje osobnego pola PESEL nabywcy. Opisują to odpowiedzi MF dotyczące danych na fakturach. Sam fakt, że klient prowadzi JDG, nie zmienia każdego jego zakupu prywatnego w zakup firmowy.
Jaki dokument przy jakim zakupie?
Poniższa tabela pokazuje zasady obowiązujące w 2026 r. Status paragonów z NIP i dobrowolność faktur konsumenckich potwierdza MF w poradniku dla konsumentów.
| Dokument | Co zrobić w praktyce? |
|---|---|
| Paragon dla konsumenta | Nie trafia do KSeF. Wydaj go według zasad ewidencji sprzedaży na kasie. |
| Faktura za zakup prywatny | KSeF jest dobrowolny. Uzgodnij z klientem, jak otrzyma fakturę. |
| Paragon z NIP do 450 zł lub 100 euro | Jeśli spełnia warunki faktury uproszczonej, do końca 2026 r. pozostaje poza obowiązkowym KSeF. Przekaż czytelny dokument do biura. |
| Zakup firmowy ponad 450 zł lub 100 euro | Sam paragon nie wystarczy jako faktura uproszczona. Poproś o fakturę. KSeF zależy też od sytuacji sprzedawcy i transakcji. |
Kwota powyżej 450 zł nie oznacza automatycznie, że dokument musi być w KSeF. Sprzedawca może korzystać z innego wyjątku. MF opisuje wyłączenia z obowiązkowego KSeF, w tym przejściowe zasady dla faktur z kas.
Tankujesz lub kupujesz w sklepie na firmę?
- Podaj NIP przed wystawieniem paragonu. Przy sprzedaży zarejestrowanej na kasie możliwość wystawienia faktury dla podatnika zależy od umieszczenia jego NIP na paragonie.
- Sprawdź NIP, kwotę i czytelność wydruku jeszcze przy kasie.
- Jeśli dokument jest fakturą uproszczoną, nie zamawiaj do niego drugiej faktury za tę samą sprzedaż.
- Gdy potrzebna jest zwykła faktura, ustal jej sposób otrzymania. Jeśli będzie w KSeF, nie zlecaj biuru ponownego księgowania jej wydruku jako kolejnego zakupu.
Podstawą zasad dotyczących NIP i faktury uproszczonej są art. 106b ust. 5 i art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT.
Przykład: kupujesz paliwo do samochodu używanego w działalności za 280 zł. Czytelny paragon z prawidłowym NIP, spełniający wymagania faktury uproszczonej, przekazujesz do biura jako jeden dokument. O tym, jaka część wydatku i VAT może zostać rozliczona, decyduje sposób użytkowania auta oraz Twoja sytuacja podatkowa. Sam paragon z NIP nie rozstrzyga tych kwestii.
Co przekazać do PROFEX?
Dokumenty otrzymane poza KSeF dostarczaj uzgodnionym kanałem. Paragon sfotografuj lub zeskanuj, zanim wydruk wyblaknie. Zachowaj cały dokument, bez uciętych numerów i kwot. Przy nietypowym zakupie dodaj krótkie wyjaśnienie, do czego służy w firmie.
Sposób przygotowania plików opisuje nasz poradnik przekazywania dokumentów. Jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT lub ryczałtu, sprawdź też co KSeF zmienia w Twojej działalności.