KSeF nie zmienia firmy zwolnionej z VAT w czynnego podatnika VAT. Zmienia sposób wystawiania i odbierania faktur. Możesz więc nadal korzystać ze zwolnienia, a jednocześnie mieć obowiązek pracy w KSeF. Ryczałt również nie zwalnia z tego obowiązku. Poniżej oddzielamy te trzy sprawy, żeby łatwiej ustalić, co dotyczy Twojej działalności.
Zwolnienie z VAT, ryczałt i KSeF to osobne sprawy
Zwolnienie z VAT określa, czy naliczasz VAT od swojej sprzedaży. Ryczałt jest sposobem rozliczenia podatku dochodowego. KSeF dotyczy faktur. Możesz być na ryczałcie i jednocześnie być czynnym podatnikiem VAT albo korzystać ze zwolnienia.
MF potwierdza, że KSeF obejmuje również podatników zwolnionych z VAT. Dla małych firm obowiązek wystawiania co do zasady rozpoczął się 1 kwietnia 2026 r., z wyjątkami opisanymi poniżej.
| Twoja sytuacja | Co to oznacza? |
|---|---|
| Zwolnienie z VAT, sprzedaż firmom | Co do zasady wystawiasz w KSeF; sprawdź wyjątek do 10 000 zł. Sam system nie odbiera zwolnienia z VAT. |
| Ryczałt | Obowiązek KSeF zależy od transakcji i wyjątków. Status VAT sprawdzasz osobno. |
| Sprzedaż konsumentom | KSeF jest dobrowolny. Zasady VAT dla Twojej sprzedaży pozostają bez zmian. |
| Zakupy w KSeF | Zapewnij sobie lub biuru dostęp. Odbiór faktury sam w sobie nie daje prawa do odliczenia VAT. |
Roczny limit zwolnienia podmiotowego z VAT wynosi w 2026 r. 240 000 zł. Przy rozpoczęciu działalności w trakcie roku liczy się go proporcjonalnie. Są także czynności wykluczające to zwolnienie. Ten limit nie jest limitem KSeF. Warunki i brak zwykłego obowiązku JPK_VAT z deklaracją przy zwolnieniu opisuje poradnik MF o zwolnieniu podmiotowym.
Jak liczyć 10 000 zł w KSeF?
To przejściowe ułatwienie do 31 grudnia 2026 r. Dotyczy wartości brutto sprzedaży na fakturach objętych tym limitem, wystawionych w danym miesiącu. Nie jest to suma wszystkich wpływów na konto. Faktury konsumenckie i dokumenty objęte odrębnymi wyłączeniami nie wchodzą do tej kwoty. Szczegóły znajdują się w odpowiedziach MF o limicie 10 000 zł.
Przykład: wystawiasz firmom faktury objęte limitem na łącznie 8 600 zł. Kolejna wynosi 1 700 zł. Razem to 10 300 zł, więc już faktura na 1 700 zł powinna trafić do KSeF. Jeśli równolegle wystawiono fakturę konsumentowi, nie dodajesz jej do tego limitu.
Po przekroczeniu limitu nie wracasz do wystawiania poza KSeF tylko dlatego, że kolejny miesiąc jest słabszy. Potwierdzają to wyjaśnienia MF dotyczące drugiego etapu wdrożenia. Do wspólnej kontroli limitu uwzględnij faktury ze wszystkich swoich programów.
Jestem na ryczałcie. Czy mam przekazywać faktury zakupowe?
Tak, nie pomijaj ich bez uzgodnienia z biurem. Przy ryczałcie zwykłe wydatki firmowe nie obniżają przychodu do opodatkowania. Wyjaśnia to MF w zasadach ryczałtu. Dokumenty mogą być jednak potrzebne do rozliczenia VAT, zagranicznych zakupów i sprawdzenia obiegu faktur.
Kupujesz reklamy lub abonament za granicą? Przekaż dokument niezależnie od swojej formy opodatkowania. Zobacz, co dostarczyć do księgowości przy fakturach z Google, Meta i innych usług.
Co ustalić z PROFEX?
Przygotuj trzy informacje: komu sprzedajesz, czy korzystasz ze zwolnienia z VAT i w jakim programie wystawiasz faktury. Na tej podstawie ustalimy właściwy obieg dokumentów i dostęp biura.
Jeśli dopiero zaczynasz, skorzystaj z naszego poradnika uruchomienia KSeF. Przy sprzedaży detalicznej pomoże osobna instrukcja o fakturach konsumenckich i paragonach z NIP.