KSeF możesz obsługiwać w bezpłatnej aplikacji Ministerstwa Finansów albo w swoim programie do fakturowania. Zacznij od sprawdzenia, czy musisz już wysyłać faktury do systemu, i ustal z biurem rachunkowym, kto je wystawia oraz odbiera. W 2026 r. nie ma opisanych niżej kar pieniężnych za naruszenia obowiązków KSeF. Obowiązek korzystania z systemu już jednak dotyczy wielu małych firm.

Kogo obowiązuje KSeF i od kiedy?

Jeżeli prowadzisz małą firmę w Polsce i wystawiasz faktury innym firmom, KSeF co do zasady obowiązuje Cię od 1 kwietnia 2026 r. Dotyczy to także przedsiębiorców zwolnionych z VAT. Do końca roku część najmniejszych firm może jeszcze korzystać z wyjątku związanego z limitem 10 000 zł brutto miesięcznie.

Twoja sytuacja Od kiedy wystawiasz w KSeF?
Podatnicy ze sprzedażą brutto powyżej 200 mln zł w 2024 r. Obowiązek wystawiania od 1 lutego 2026 r.
Mała firma lub JDG, także zwolniona z VAT Co do zasady od 1 kwietnia 2026 r., chyba że korzystasz z wyjątku opisanego poniżej.
Sprzedaż na fakturach objętych limitem nie przekracza 10 000 zł brutto w miesiącu Do końca 2026 r. te faktury mogą być wystawiane poza KSeF. Już faktura przekraczająca limit musi trafić do systemu.
Do końca 2026 r. korzystasz z limitu 10 000 zł Od 1 stycznia 2027 r. ten wyjątek wygasa.

Przykład: jeśli wartość faktur objętych tym limitem wynosi w miesiącu 9 900 zł brutto, a kolejna faktura opiewa na 200 zł brutto, suma wzrośnie do 10 100 zł. To już ta faktura na 200 zł powinna być wystawiona w KSeF, a nie dopiero następna.

Po przekroczeniu limitu pozostajesz w KSeF także w kolejnych miesiącach z niższą sprzedażą. Potwierdzają to wyjaśnienia MF dotyczące drugiego etapu wdrożenia.

Nie utożsamiaj limitu z każdą wpłatą na konto. Liczy się sprzedaż udokumentowana fakturami objętymi tym przepisem. Faktury dla konsumentów są poza obowiązkowym KSeF i nie wchodzą do tego limitu. Istnieją też inne wyjątki zależne od rodzaju transakcji.

Nawet jeśli możesz jeszcze wystawiać faktury poza systemem, zadbaj o ich odbieranie z KSeF. Dla krajowych firm ten obowiązek co do zasady rozpoczął się 1 lutego 2026 r. Dostawca może już przekazywać Ci w ten sposób faktury. Harmonogram i wyjątki opisują wyjaśnienia Ministerstwa Finansów.

Podstawa prawna limitu: art. 145m ust. 1–2 ustawy o VAT, wprowadzony w obecnym brzmieniu ustawą z 5 sierpnia 2025 r., Dz.U. poz. 1203.

Kary za KSeF: co obowiązuje, a co jest projektem?

Za naruszenia obowiązków KSeF popełnione w 2026 r. urząd nie nakłada opisanych poniżej kar pieniężnych. Chodzi na przykład o wystawienie zwykłego PDF zamiast faktury w KSeF, mimo że firma miała już taki obowiązek. Nie oznacza to przesunięcia terminu wdrożenia ani zwolnienia z zapłaty podatku.

Za co i w jakiej wysokości przewidziano karę?

Kara dotyczy podatnika odpowiedzialnego za wystawienie faktury. Przepisy przewidują ją za trzy sytuacje:

  1. Wystawienie faktury poza KSeF, choć należało skorzystać z systemu.
  2. Wystawienie faktury w trybie offline lub podczas awarii albo niedostępności KSeF w formacie niezgodnym z wymaganym wzorem.
  3. Nieprzesłanie takiej faktury do KSeF w wymaganym terminie.
Rodzaj faktury Maksymalna kara przewidziana w przepisach
Faktura z wykazanym VAT Do 100% kwoty VAT z tej faktury.
Faktura bez wykazanego VAT Do 18,7% całej należności z tej faktury.

Przykład wyliczenia: przy fakturze na 10 000 zł netto plus 2 300 zł VAT górna granica kary wynosi 2 300 zł. Przy fakturze bez wykazanego VAT na 1 000 zł wynosi 187 zł. To maksymalne kwoty, a nie automatyczna opłata za każdą pomyłkę. Wysokość kary ustala urząd w decyzji, po rozpatrzeniu sprawy.

Wysokość kar i odpowiedzialność wystawcy wyjaśnia MF w odpowiedzi 3 dotyczącej faktur wystawionych poza KSeF.

Od kiedy te kary mogą być stosowane?

Według ogłoszonych przepisów terminem jest 1 stycznia 2027 r. Ministerstwo Finansów zapowiedziało dodatkowy rok bez tych kar, czyli ich przesunięcie na 1 stycznia 2028 r.

Okres Co to oznacza dla firmy?
2026 r. Opisane wyżej kary pieniężne nie są stosowane za naruszenia z tego roku.
Od 1 stycznia 2027 r. To termin wejścia kar zapisany w ogłoszonej ustawie.
Od 1 stycznia 2028 r. Taki nowy termin przewiduje projekt UD477. Na dzień aktualizacji poradnika pozostaje propozycją zmiany prawa.

Zapowiedź jest korzystna dla przedsiębiorców, ale planując pracę firmy, nie traktuj jeszcze 2027 r. jako zagwarantowanego roku bez kar. Przesunięcie wymaga uchwalenia i ogłoszenia zmiany ustawy. Aktualny zamiar rządu opisuje projekt UD477 w wykazie prac KPRM.

Podstawa prawna: rodzaje i wysokość tych kar określa art. 106ni ustawy o VAT. Datę ich wejścia wyznacza art. 23 pkt 4 ustawy z 16 czerwca 2023 r., zmieniony przez art. 2 pkt 5 lit. b ustawy z 5 sierpnia 2025 r..

Czy urząd najpierw zadzwoni i pomoże?

Urząd ma przede wszystkim przypominać o obowiązku i pomagać we wdrożeniu. W opisie projektu UD477 zapowiedziano indywidualny kontakt z firmami, które nie korzystają z KSeF. Jeżeli przypomnienie nie przyniesie skutku, KAS ma sprawdzać poprawność rozliczeń.

Nie musisz czekać na telefon, żeby uzyskać pomoc. Jeśli urząd już się odezwał, przekaż treść pytania do biura rachunkowego. Ustalimy, czego dotyczy sprawa, i pomożemy przygotować odpowiedź. Zapowiedź wsparcia nie oznacza, że urząd musi zadzwonić przed każdym działaniem ani że nie może sprawdzić rozliczenia podatku.

Przy niespodziewanym telefonie zapisz nazwisko rozmówcy, nazwę urzędu i temat sprawy. Tożsamość możesz potwierdzić, dzwoniąc na numer z oficjalnej strony urzędu. Do omówienia faktur nie przekazuj haseł, kodów logowania ani kluczy dostępu do KSeF.

Jak zacząć: cztery praktyczne kroki

1. Wybierz narzędzie do wystawiania faktur

Jeśli masz już program do fakturowania, sprawdź, czy wysyła faktury do KSeF i odbiera potwierdzenia ich przyjęcia. Nie zawsze trzeba zmieniać narzędzie. Możesz też wybrać bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF 2.0. Ważne, żeby wygodnie wystawiać w niej swoje faktury i korekty.

2. Ustal dostęp właściciela i biura

Jako właściciel JDG z NIP masz dostęp do KSeF przypisany automatycznie. Możesz zalogować się podpisem zaufanym. Przy tym sposobie logowania nie musisz składać ZAW-FA tylko po to, żeby rozpocząć pracę.

W spółce cywilnej dostęp organizuje się dla jej NIP. Może być potrzebny formularz ZAW-FA wskazujący osobę, która będzie zarządzać uprawnieniami. Zasady dla osób fizycznych i pozostałych podmiotów opisują odpowiedzi MF o dostępie do KSeF.

Po zalogowaniu nadaj biuru uzgodnione uprawnienia, na przykład do przeglądania faktur. Wskazujesz NIP biura i zakres dostępu. Instrukcja znajduje się w odpowiedzi 17 MF o uprawnieniach dla biura rachunkowego. Biuro korzysta z własnego dostępu; nie potrzebuje Twojego hasła.

3. Przećwicz cały obieg

Przetestuj wystawienie i wysłanie faktury, odczytanie potwierdzenia oraz odbiór dokumentu przez biuro. Do ćwiczeń służy wersja Demo Aplikacji Podatnika. Można tam przećwiczyć obieg bez skutków prawnych. Wersję produkcyjną zostaw dla rzeczywistych faktur.

4. Ustal zasady na co dzień i przy przerwie w działaniu

Ustal z biurem trzy rzeczy: kto wystawia faktury, kto sprawdza, czy system je przyjął, i jak zgłaszasz korekty. Dzięki temu wiadomo, kto reaguje, gdy faktura zostanie odrzucona.

Przygotuj też sposób pracy na czas braku internetu lub awarii KSeF. Terminy późniejszego wysłania faktury są różne: w trybie offline24 jest to najpóźniej następny dzień roboczy po wystawieniu, a przy ogłoszonej awarii KSeF co do zasady do 7 dni roboczych od jej zakończenia. Tryby i wymagania opisują wyjaśnienia MF o wystawianiu faktur offline.

Pamiętaj również o dokumentach poza KSeF, takich jak umowy czy informacje kadrowe. Ich przekazywanie opisujemy w poradniku o dokumentach elektronicznych w biurze rachunkowym.

Wybierz poradnik do swojej sytuacji

Z czym potrzebujesz pomocy? Praktyczna instrukcja
Korzystasz ze zwolnienia z VAT lub ryczałtu KSeF bez VAT: obowiązek, limity i odbiór faktur
Sprzedajesz konsumentom albo dostajesz paragony z NIP Jaki dokument przekazać klientowi i biuru?
Pracujesz bez internetu lub KSeF jest niedostępny Tryby offline, terminy wysyłki i kody QR
Kupujesz reklamy lub zagraniczne abonamenty Faktury z Google, Meta i innych usług oraz certyfikaty rezydencji

Jak pomożemy w PROFEX?

Pomożemy Ci ustalić, od kiedy Twoja firma ma obowiązek korzystać z KSeF, nadać biuru potrzebne uprawnienia i przećwiczyć codzienną obsługę. Uzgodnimy, kto wystawia faktury, kto je odbiera i co robić przy problemie. Pracujemy w Comarch ERP Optima, więc ten sposób pracy łączymy z prowadzeniem Twojej księgowości.

PROFEX działa od 1997 roku. Nasze biuro: Warszawa Ursus, ul. Dzieci Warszawy 48/112. Obsługę nadzoruje Janusz Wiśniewski, właściciel biura i doradca podatkowy, z którym masz bezpośredni kontakt.

Napisz do nas, z jakiego programu korzystasz i co sprawia Ci trudność. Ustalimy następny krok. Możesz też sprawdzić zakres pomocy przy KSeF oraz zasady współpracy i wyceny.