Nie czekaj na fakturę w KSeF, jeśli zagraniczny dostawca wystawia ją poza tym systemem. Pobierz oryginalny dokument z konta usługi i przekaż go do biura wraz z informacją o płatności. Sprawdź pełną nazwę sprzedawcy na fakturze: to ona, a nie samo logo Google, Meta czy Adobe, pomaga ustalić sposób rozliczenia.
Dlaczego faktury może nie być w KSeF?
Zagraniczny dostawca bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce co do zasady nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Podobnie jest, gdy ma tu stałe miejsce, ale nie uczestniczy ono w danej transakcji. W określonych sytuacjach dostawca może korzystać z KSeF dobrowolnie. Te zasady opisuje MF w zakresie obowiązkowego KSeF.
Dlatego nie przyjmuj, że każda faktura znanej zagranicznej marki wygląda tak samo. Zakup bezpośrednio od zagranicznej spółki i zakup od polskiego pośrednika mogą wymagać innego postępowania. Sam brak dokumentu w KSeF nie przesądza, że zakupu nie można rozliczyć. Nie wgrywasz do KSeF otrzymanego PDF jako własnej faktury sprzedaży.
Co przygotować dla biura?
| Co przekazujesz? | Co powinno być widoczne lub dopisane? |
|---|---|
| Oryginalny dokument od dostawcy | Pełny sprzedawca, dane Twojej firmy, numer dokumentu, opis usługi, okres, waluta i kwoty. |
| Korekty i dokumenty zwrotów | Informacja, której faktury lub płatności dotyczą. |
| Informacja o zapłacie | Data, kwota, waluta i sposób zapłaty; przy automatycznych obciążeniach także ich zestawienie. |
| Krótki opis wykorzystania | Na przykład reklama własnej pracowni albo abonament programu używanego do zleceń. |
| Certyfikat rezydencji, jeśli jest potrzebny do rozliczenia | Dokument dla spółki wskazanej na fakturze, obejmujący właściwy okres. |
Jeśli czegoś brakuje, napisz nam o tym przy przekazywaniu dokumentów. Podpowiemy, co uzupełnić. Sposób przesyłania plików opisaliśmy w poradniku dokumentów elektronicznych.
Jak pobrać dokumenty i uniknąć braków?
W Google Ads sprawdź sekcję płatności i dokumentów, wybierz właściwe konto oraz okres. Dostępne rodzaje dokumentów zależą od sposobu rozliczeń. Oficjalna instrukcja Google rozróżnia faktury, wyciągi i potwierdzenia płatności. Pobierz dokument dotyczący usługi, nie ograniczaj się do zrzutu obciążenia karty.
W Meta i pozostałych usługach zacznij od konta, z którego kupiono reklamę lub abonament. Odszukaj dokumenty w jego rozliczeniach. Gdy nie możesz ich znaleźć, poproś obsługę danego dostawcy o dokument dla konkretnej transakcji. Nie edytuj samodzielnie danych w otrzymanym PDF.
Przykład: w miesiącu widzisz trzy obciążenia karty za reklamy. Pobierz dokumenty odpowiadające tym płatnościom oraz ewentualne korekty. Sprawdź z biurem, czy rozliczenie jest kompletne. Jeden zrzut salda nie pokaże sprzedawcy, opisu usługi ani wszystkich dokumentów.
Certyfikat rezydencji: skąd go wziąć?
Certyfikat potwierdza siedzibę dostawcy dla celów podatkowych. Może być potrzebny przy rozliczaniu podatku u źródła, na przykład przy zakupie niektórych usług reklamowych od zagranicznej spółki. Weryfikacja VAT-UE w VIES nie zastępuje tego dokumentu.
Certyfikat jest jednym z elementów oceny. Samo posiadanie PDF nie daje automatycznego zwolnienia z podatku ani nie rozstrzyga obowiązków informacyjnych. Znaczenie mają usługa, kontrahent, umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania i warunki jej zastosowania. Podstawą są art. 4a pkt 12, art. 21 i art. 26 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Obowiązki płatnika przy wypłacie zagranicznej spółce mogą dotyczyć także właściciela JDG.
Google opisuje zamawianie certyfikatu rezydencji przez formularz pomocy. Instrukcja jest po angielsku. Wybierz sekcję dotyczącą certyfikatu i podaj właściwą spółkę oraz rok. Skrót do niej znajdziesz też w narzędziach PROFEX, w części „Dokumenty od zagranicznych dostawców”.
W przypadku Meta lub innego dostawcy poproś jego obsługę o certyfikat właściwej spółki. Nie korzystaj automatycznie z pliku znalezionego na blogu: sprawdź nazwę podmiotu i okres, którego dotyczy. Dokument przekaż biuru. To inny certyfikat niż certyfikat KSeF używany do logowania lub kodów QR.
Czy firma zwolniona z VAT też ma coś rozliczyć?
Zakup usługi od zagranicznego dostawcy może oznaczać import usług i obowiązek rozliczenia VAT także w firmie zwolnionej. Rejestracja VAT-UE, jeśli jest wymagana, nie oznacza sama w sobie przejścia na VAT czynny. Sposób rozliczenia zależy od konkretnej transakcji.
Dlatego zgłoś planowany zakup przed uruchomieniem pierwszej płatnej kampanii lub abonamentu. Sprawdzimy rejestrację, rozliczenie i potrzebne dokumenty. Podstawę stanowią art. 17 ust. 1 pkt 4, art. 28b, art. 97 ust. 3 i art. 99 ust. 9 ustawy o VAT. Jeśli korzystasz z ryczałtu, zobacz również wyjaśnienie różnicy między ryczałtem, VAT i KSeF.
