Kwota wypłacona z platformy na konto bankowe nie musi być przychodem do opodatkowania. W jednej wypłacie mogą znaleźć się płatności za kilka faktur, potrącone prowizje i zwroty. Najpierw rozliczamy sprzedaż, a potem uzgadniamy przepływ pieniędzy.

PayPal, Stripe, Wise i inne systemy mogą pełnić różne funkcje: obsługiwać płatność, prowadzić saldo w walucie albo pośredniczyć w sprzedaży. Dla rozliczenia znaczenie mają umowa i konkretna transakcja. Poniższe przykłady dotyczą JDG świadczącej usługi i rozpoznającej przychody według zwykłych zasad, bez wybranej metody kasowego PIT.

Co rozliczyć osobno?

Zdarzenie Znaczenie w rozliczeniu Potrzebne dane
Sprzedaż usługi Ustalenie przychodu i zasad VAT Faktura, umowa, okres wykonania usługi
Opłata operatora Osobny wydatek; na ryczałcie nie obniża przychodu Dokument opłaty, dostawca i rodzaj usługi
Wypłata własnego salda do banku Sam transfer środków nie tworzy ponownie przychodu ze sprzedaży Raport wypłaty i wyciąg bankowy
Zwrot klientowi Sprawdzenie podstawy i daty korekty Dokument korekty i potwierdzenie zwrotu
Płatność i wymiana waluty Możliwe różnice kursowe na kolejnych etapach Kwota, waluta, daty i zastosowane kursy

Podstawą ustalenia przychodu z działalności jest art. 14 ustawy o PIT. Przy sprzedaży opodatkowanej VAT przychodem jest kwota bez należnego VAT. Wyciąg bankowy dokumentuje ruch pieniędzy, ale nie zastępuje informacji o sprzedaży.

Przykład: klient płaci 10 000 zł, na konto trafia 9700 zł

Załóżmy, że należność za usługę wynosi 10 000 zł i w tym przykładzie nie występuje polski VAT. Operator pobiera 300 zł prowizji, a następnie przekazuje 9700 zł.

  • Przychód ze sprzedaży wynosi 10 000 zł. Potrącona prowizja nie obniża wartości wykonanej usługi.
  • Na ryczałcie 300 zł prowizji nie odliczasz jako kosztu. Wynika to z art. 12 ust. 2 ustawy o ryczałcie.
  • Na skali lub podatku liniowym prowizję rozpatrujesz jako osobny koszt. Musi spełniać warunki kosztu firmowego i być udokumentowana.
  • Przelewu 9700 zł nie księgujesz jako drugiej sprzedaży. Uzgadniasz go z należnością i potrąceniem.

Jeśli platforma sama kupuje od Ciebie usługę, ustalamy przychód z Twojej umowy z nią. Nie przyjmujemy automatycznie, że przychodem jest cena, którą platforma pobiera od swojego klienta.

Kiedy powstaje przychód?

Przy zwykłej metodzie rozliczenia przychód może powstać przed wypłatą pieniędzy. Zasadniczo decyduje wykonanie usługi lub jej części, nie później niż wystawienie faktury albo uregulowanie należności. Dla usług rozliczanych okresowo znaczenie ma ostatni dzień okresu ustalonego w umowie lub na fakturze, nie rzadziej niż raz w roku. Zaliczki na przyszłe świadczenia mają odrębne zasady.

Dlatego do księgowości przekazujesz także okres rozliczeniowy kontraktu. Przesunięcie wypłaty z portfela na rachunek bankowy nie przesuwa samo w sobie daty przychodu. Przy wybranym kasowym PIT stosuje się odrębne reguły z art. 14c. Te mechanizmy opisuje ustawa o PIT, art. 14 i 14c.

Waluty: faktura, zapłata i przewalutowanie

Przychód w walucie przelicza się według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu. Kurs sprawdzisz w archiwum tabeli A NBP. Kurs operatora użyty do późniejszej wymiany pieniędzy nie zastępuje automatycznie tego kursu.

Ujemna różnica kursowa może zmniejszyć przychód na ryczałcie. Art. 6 ust. 1c ustawy o ryczałcie przewiduje zarówno zwiększenie przychodu o dodatnie, jak i zmniejszenie o ujemne różnice kursowe, ustalane według art. 24c PIT.

Przykład z umownymi kursami, służący pokazaniu mechanizmu:

  1. Przychód 1000 EUR po właściwym kursie 4,30 zł to 4300 zł.
  2. Zapłata 1000 EUR wpływa później na rachunek walutowy, bez przewalutowania. Nie ma kursu faktycznie zastosowanego, więc zgodnie z art. 24c ust. 4 PIT przyjmujemy średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego przed otrzymaniem zapłaty. Załóżmy, że wynosi 4,25 zł. Wartość wpływu to 4250 zł.
  3. Ujemna różnica na należności wynosi 50 zł. Pomniejsza przychód także na ryczałcie.

Późniejsza wymiana własnych środków może stworzyć kolejną różnicę kursową. Jej punktem odniesienia jest odpowiednia wartość środków z chwili wpływu, a nie ponownie wartość faktury. W systemie płatniczym ustalamy również, kiedy zapłata została otrzymana i kiedy środki znalazły się do dyspozycji przedsiębiorcy. Pomagają w tym raporty transakcji i warunki rozliczeń.

Czy od prowizji trzeba rozliczyć VAT?

Oddzielamy VAT od Twojej sprzedaży od VAT dotyczącego usługi operatora. Przy zakupie usługi od zagranicznego dostawcy sprawdzamy import usług, a następnie rodzaj świadczenia. Niektóre usługi finansowe korzystają ze zwolnienia; samo określenie opłaty jako „prowizja” nie rozstrzyga sprawy. Podstawą są m.in. art. 28b i art. 43 ust. 1 pkt 40 ustawy o VAT.

Zakupy zagranicznych narzędzi i reklam omawiamy osobno: faktury z Google, Meta i innych zagranicznych usług. Zasady wystawiania faktur klientom znajdziesz w poradniku usługi IT dla firm z USA i UE.

Co przekazać do księgowości za miesiąc?

Przygotuj faktury sprzedaży, eksport transakcji operatora, dokumenty prowizji, zwroty i korekty, raporty wypłat oraz wyciągi rachunków walutowych i bankowych. Zachowaj identyfikatory transakcji, waluty, daty i kursy. Przy uzgadnianiu salda uwzględnij także rezerwy i środki czasowo zablokowane.

Dobry pakiet dokumentów pozwala odtworzyć drogę pieniędzy od klienta do rachunku bankowego. W PROFEX ustalamy z Tobą, jakie raporty są potrzebne w Twoim modelu płatności. Nie musisz drukować zestawień.

Najczęściej zadawane pytania

Czy wystarczy miesięczny przelew z platformy?

Nie. Potrzebne jest rozbicie na sprzedaż, opłaty, zwroty i pozostałe operacje. Jedna wypłata może łączyć różne okresy i wiele transakcji.

Czy na ryczałcie warto zachowywać faktury za prowizje?

Tak. Służą m.in. do uzgodnienia płatności i ustalenia obowiązków VAT, nawet gdy prowizja nie pomniejsza przychodu w PIT.

Czy PROFEX obsługuje taki model rozliczeń?

Tak. Mamy doświadczenie w rozliczaniu informatyków i płatności przez PayPal oraz inne systemy. Księgowość dla IT łączymy z dostępem do licencjonowanego doradcy podatkowego, który pomaga uporządkować rozliczenia i ocenić nowe modele sprzedaży.