Przed przejściem z etatu na B2B sprawdź trzy rzeczy: rzeczywisty zakres pracy, daty zatrudnienia oraz roczny wynik po podatkach, składkach i przerwach w pracy. Ryczałt, podatek liniowy i preferencje ZUS mają różne warunki. Nie można sprowadzić ich do jednego zakazu „na dwa lata”.
W PROFEX pomagamy specjalistom IT ocenić zmianę przed podpisaniem kontraktu. Dzięki temu ustalasz stawkę i warunki współpracy, znając ich wpływ na własną firmę.
Były pracodawca: jakie okresy trzeba sprawdzić?
Istotne są usługi odpowiadające czynnościom wykonywanym na etacie. Poniżej zestawiamy warunki dotyczące pracy dla tego samego podmiotu; pozostałe warunki danej formy opodatkowania lub ulgi również muszą być spełnione.
| Rozliczenie | Jakie zatrudnienie porównujesz? | Co sprawdzasz? |
|---|---|---|
| Ryczałt | Etat w bieżącym lub poprzednim roku podatkowym | Czy uzyskujesz przychód za odpowiadające mu usługi dla obecnego lub byłego pracodawcy |
| Podatek liniowy | Etat w tym samym roku podatkowym | Czy uzyskujesz przychód za odpowiadające mu usługi dla obecnego lub byłego pracodawcy |
| Ulga na start i preferencyjne składki społeczne | Etat przed rozpoczęciem działalności, w roku jej rozpoczęcia lub poprzednim | Czy dla byłego pracodawcy wykonujesz czynności wchodzące w zakres obecnej działalności |
Pierwszy warunek wynika z art. 8 ust. 2 ustawy o ryczałcie, drugi z art. 9a ust. 3 ustawy o PIT. Warunki ubezpieczeniowe opisuje ZUS w informacji o uldze na start i składkach preferencyjnych.
Przykład: etat kończy się w grudniu 2025, B2B zaczyna w styczniu 2026
Załóżmy, że specjalista wykonuje na B2B te same czynności dla byłego pracodawcy i w 2026 roku nie jest już u niego zatrudniony na etacie.
- Ryczałt: zatrudnienie w 2025 roku mieści się w ustawowym okresie porównania. Przychód za takie usługi w 2026 roku uruchamia wyłączenie.
- Podatek liniowy: sam etat z 2025 roku nie wyklucza tej formy na 2026 rok. Przepis o byłym pracodawcy odnosi się tu do czynności wykonywanych na etacie w bieżącym roku podatkowym.
- Ulgi ZUS: ten sam zakres pracy dla byłego pracodawcy z poprzedniego roku wyklucza ulgę na start i preferencyjną podstawę składek społecznych.
Ten przykład pokazuje, dlaczego datę zakończenia etatu trzeba zestawić z konkretnym przepisem, a nie tylko policzyć miesiące od ostatniej wypłaty.
Od kiedy traci się wybraną formę opodatkowania?
Na ryczałcie uzyskanie objętego wyłączeniem przychodu powoduje utratę prawa do tej formy od dnia jego uzyskania do końca roku podatkowego. Od tego dnia rozlicza się podatek na zasadach ogólnych.
Przy podatku liniowym skutek jest inny: utrata prawa dotyczy roku podatkowego i wymaga obliczenia zaliczek według skali od początku roku, wraz z odsetkami od zaległości w zaliczkach. Dlatego zakres współpracy sprawdzamy przed pierwszą fakturą, również gdy firma działa już od pewnego czasu.
Zmiana nazwy stanowiska nie zmienia wykonanej pracy
Zmiana „programista” na „konsultant IT” w umowie nie wystarcza. Porównujemy zadania, rezultat usług i sposób ich wykonywania. Jeżeli praca rzeczywiście się zmienia, opis i dokumenty powinny tę zmianę odzwierciedlać. Nie tworzymy sztucznej różnicy samym nazewnictwem.
Osobno ocenia się, czy współpraca ma cechy stosunku pracy. Państwowa Inspekcja Pracy wyjaśnia, że znaczenie mają warunki wykonywania pracy, w tym podporządkowanie oraz wyznaczanie miejsca i czasu. Nazwanie umowy kontraktem B2B nie rozstrzyga jej charakteru.
Ulga na start nie oznacza braku wszystkich składek
Ulga na start zwalnia z obowiązkowych ubezpieczeń społecznych przez sześć pełnych miesięcy kalendarzowych. Jeśli zaczynasz działalność po pierwszym dniu miesiąca, niepełnego miesiąca rozpoczęcia nie wliczasz do tych sześciu miesięcy, choć ulga działa już wtedy. Ulga nie obejmuje składki zdrowotnej. Preferencyjna podstawa składek społecznych może następnie przysługiwać przez 24 pełne miesiące kalendarzowe. To inne rozwiązanie niż Mały ZUS Plus.
Przy sprawdzaniu uprawnień uwzględniamy również wcześniejsze prowadzenie działalności i wymagany okres przerwy. Jeżeli nie spełniasz warunków ulg, zasady składek ustalamy dla Twojej sytuacji, w tym innych tytułów do ubezpieczeń. Nie każda osoba z dodatkowym etatem opłaca składki tak samo jak ktoś utrzymujący się wyłącznie z JDG.
Porównaj cały rok, nie tylko jedną fakturę
Kwota brutto na umowie o pracę, całkowity koszt pracodawcy i kwota netto faktury B2B oznaczają różne rzeczy. Do porównania przygotuj wspólny okres i uwzględnij:
| Element | Co ustalić w kalkulacji? |
|---|---|
| Wynagrodzenie B2B | Stawkę bez VAT, sposób rozliczenia dni lub godzin i terminy płatności |
| Przerwy w pracy | Czy kontrakt przewiduje płatne dni wolne i co dzieje się z wynagrodzeniem podczas choroby |
| Podatki i składki | Dostępną formę opodatkowania, właściwą stawkę, składki społeczne i zdrowotne |
| Własne wydatki | Księgowość, sprzęt, oprogramowanie, ubezpieczenia i pozostałe koszty firmy |
| Warunki kontraktu | Okres wypowiedzenia, odpowiedzialność, prawa autorskie i zasady odbioru prac |
Własny przykład arytmetyczny: przy stawce 1000 zł netto za płatny dzień 240 dni daje 240 000 zł przychodu rocznie, a 220 dni daje 220 000 zł. Różnica 20 000 zł powstaje jeszcze przed obliczeniem podatków i składek. Nie jest to różnica dochodu „na rękę”. Pokazuje, dlaczego warunki płatnych przerw są częścią negocjacji stawki.
Dopiero na tej podstawie porównujemy warianty. Pomocny będzie poradnik ryczałt, liniowy czy skala oraz ustalanie stawki ryczałtu w IT.
Co przygotować do rozmowy przed zmianą?
Prześlij projekt kontraktu, zakres dotychczasowych obowiązków, daty zatrudnienia, proponowaną stawkę i informację o wcześniejszej działalności. Dodaj planowane koszty oraz informację, czy klient jest z Polski czy z zagranicy.
Wybór liniowego lub ryczałtu ma termin: zasadniczo do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu pierwszego przychodu w roku; gdy pierwszy przychód przypada w grudniu, do końca roku. Właściwą formę trzeba więc ustalić w odpowiednim momencie, nie dopiero przy zeznaniu rocznym.
Najczęściej zadawane pytania
Czy po zmianie na B2B zawsze mam dwa lata zakazu ryczałtu?
Nie ma jednej zasady „24 miesiące od przejścia”. Liczą się lata podatkowe wskazane w przepisie, wykonywane czynności i to, komu świadczysz usługi.
Czy po odejściu do zupełnie innej firmy mogę wybrać ryczałt?
Wyłączenie związane z byłym pracodawcą nie obejmuje samego faktu wcześniejszej pracy na etacie. Sprawdzasz pozostałe warunki ryczałtu i stawkę właściwą dla nowej usługi.
Czy PROFEX pomaga także po założeniu JDG?
Tak. Prowadzimy rozliczenia i zapewniamy dostęp do doradztwa przy kolejnych decyzjach, także dotyczących zagranicznych kontraktów i płatności. Poznaj księgowość z doradztwem dla IT.