Kancelaria potrzebuje wyraźnego rozdzielenia własnego wynagrodzenia od pieniędzy powierzonych przez klienta. Oprócz bieżących rozliczeń liczą się właściwa forma opodatkowania, VAT od usług i zasady dokumentowania opłat sądowych. Księgowość z doradcą podatkowym pozwala ocenić te kwestie już podczas ustalania warunków współpracy z klientem.
W PROFEX obsługujemy JDG, prowadząc KPiR lub ewidencję przychodów. Janusz Wiśniewski łączy nadzór nad rozliczeniami z doradztwem podatkowym. Możesz więc omówić nowy model wynagrodzenia lub zatrudnienie współpracownika z osobą, która zna finanse kancelarii.
Ryczałt dla prawnika: kiedy 17%, a kiedy 15%?
Ustawa o ryczałcie rozróżnia wykonywanie wolnego zawodu i usługi prawne świadczone poza tą definicją. Dla wolnego zawodu przewiduje 17%, a dla usług prawnych z działu 69 PKWiU innych niż wykonywane w ramach wolnego zawodu 15%.
Definicja z art. 4 ust. 1 pkt 11 wiąże osobiste wykonywanie zawodu z brakiem zatrudniania osób wykonujących czynności związane z istotą tego zawodu na umowę o pracę, zlecenie, dzieło lub inną umowę o podobnym charakterze. Samo zatrudnienie sekretarki do zadań administracyjnych nie zmienia stawki. Również sam tytuł „aplikant” w umowie nie daje automatycznie prawa do 15%: znaczenie mają rzeczywiste zadania i model współpracy.
| Sytuacja kancelarii | Co ocenić przed wyborem podatku |
|---|---|
| Adwokat lub radca prawny pracuje osobiście | Definicję wolnego zawodu i stawkę 17% |
| Współpracownik wykonuje merytoryczne czynności zawodowe | Umowę, faktyczny zakres pracy i możliwość stosowania 15% |
| Duże koszty lokalu, personelu lub usług zewnętrznych | Porównanie ryczałtu z podatkiem liniowym i skalą |
| Nowa kancelaria po zatrudnieniu na etacie | Ograniczenia dotyczące usług dla obecnego lub byłego pracodawcy |
Ryczałt nie pozwala odliczać kosztów działalności. Niższy procent nie musi więc oznaczać korzystniejszego wyniku. Porównaj ryczałt, liniowy i skalę na liczbach swojej firmy.
VAT: niewielki obrót nie zwalnia usług prawniczych
Krajowe usługi prawnicze są objęte podstawową stawką VAT. Wyłączenie ze zwolnienia podmiotowego wynika z art. 113 ust. 13 pkt 2 lit. a ustawy o VAT. Kancelaria nie powinna zatem zakładać, że może korzystać z tego zwolnienia wyłącznie ze względu na mały obrót.
Przy ustalaniu wynagrodzenia jasno określ, czy kwota zawiera VAT, czy jest kwotą netto powiększaną o podatek. Przy kliencie zagranicznym osobno sprawdź status nabywcy i miejsce świadczenia. Krajowa stawka nie rozstrzyga automatycznie rozliczenia każdej usługi transgranicznej.
Honorarium, zaliczka i depozyt: nie księguj każdego wpływu tak samo
| Rodzaj wpływu | Jak uporządkować dokumentację |
|---|---|
| Wynagrodzenie za usługę | Powiąż umowę, fakturę, wykonanie usługi i płatność |
| Zaliczka na przyszłe czynności | Oddziel datę otrzymania pieniędzy od wykonania usługi; oceń osobno PIT i VAT |
| Pieniądze na opłatę sądową klienta | Wskaż, w czyim imieniu ponoszony jest wydatek; zachowaj dowód opłaty i rozliczenie salda |
| Środki przechowywane dla klienta | Oddziel je od należnego kancelarii wynagrodzenia i ewidencjonuj ich przeznaczenie |
| Koszty zastępstwa procesowego | Sprawdź wyrok oraz umowę z klientem: komu i z jakiego tytułu należą się pieniądze |
W art. 14 ustawy o PIT opisano zasady przychodu należnego i wyłączenie określonych wpłat na przyszłe świadczenia. VAT ma własne zasady dotyczące zaliczek. Nie należy kopiować dat z jednej ewidencji do drugiej bez oceny rodzaju płatności.
Dla zwrotu wydatków art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy o VAT wymaga, aby były udokumentowane, poniesione w imieniu i na rzecz klienta oraz ujmowane przejściowo w ewidencji. Wydatek poniesiony we własnym imieniu i następnie obciążający klienta to inna sytuacja. Praktycznym rozwiązaniem jest osobne oznaczenie takich operacji i regularne uzgadnianie sald.
Koszty zastępstwa procesowego a wynagrodzenie kancelarii
Zasądzenie kosztów na rzecz strony i zapłata wynagrodzenia pełnomocnikowi to różne relacje. Jeżeli umowa przewiduje, że odzyskane koszty stają się składnikiem wynagrodzenia kancelarii, trzeba ocenić ich rozliczenie jako zapłaty za usługę, w tym VAT.
Nie zakładaj, że sam wyrok pozwala doliczyć klientowi VAT ponad uzgodnioną kwotę. Umowa powinna jasno określać sposób ustalenia honorarium, rozliczenia odzyskanych kosztów i podatku. Sprawdzenie tego przed przyjęciem sprawy pomaga uniknąć sporu o końcowe rozliczenie.
Kasa fiskalna i poufność dokumentów
Sprzedaż usług prawniczych konsumentom jest objęta szczególnymi zasadami kas, bez zwykłego zwolnienia do 20 000 zł. § 4 ust. 3 pkt 2 lit. b rozporządzenia przewiduje wyjątek dla usług świadczonych wyłącznie na odległość lub z wynikiem przekazywanym wyłącznie w ten sposób, przy spełnieniu warunków pełnej płatności bankowej i identyfikacji transakcji. Nie jest to ogólne zwolnienie każdej kancelarii przyjmującej przelewy.
Informacje powierzone doradcy podatkowemu chroni ustawowa tajemnica zawodowa z art. 37. To konkretna wartość przy współpracy kancelarii i biura. Do księgowości przekazujesz dokumenty potrzebne do rozliczeń; sposób przekazywania materiałów ustalamy tak, aby zachować porządek i poufność.
Najczęściej zadawane pytania
Czy aplikant zawsze pozwala przejść na 15%?
Nie. Decydują rzeczywiste czynności związane z istotą zawodu i sposób zatrudnienia, oceniane według definicji ustawowej.
Od czego zacząć współpracę z PROFEX?
Opisz kancelarię, liczbę dokumentów, formę opodatkowania i model rozliczeń z klientami. Przygotujemy ofertę księgowości z doradztwem. Przy zmianie biura pomożemy ustalić dokumenty i salda potrzebne do ciągłości obsługi.