Biuro rachunkowe możesz zmienić w trakcie roku. Najpierw uzgodnij zakończenie dotychczasowej umowy i rozpoczęcie nowej obsługi. Potem odbierz dokumenty oraz ustal, kto kończy ostatni miesiąc, wysyła deklaracje i wyjaśnia sprawy pozostające w toku.

Ustal, od którego miesiąca zmieniasz biuro

Sprawdź w umowie okres wypowiedzenia i sposób jego złożenia. Z nowym biurem ustal datę rozpoczęcia obsługi, a z dotychczasowym potwierdź zakres prac wykonywanych na zakończenie współpracy.

Przykład: dotychczasowe biuro rozlicza dokumenty do końca marca, a nowe od kwietnia. Ustalcie wprost, kto przygotuje i wyśle rozliczenia za marzec, których terminy przypadają już w kwietniu. Sama data zakończenia umowy nie odpowiada na to pytanie.

Zapisz również, kto zajmie się późniejszą korektą dotyczącą wcześniejszego okresu oraz gdzie trafi korespondencja z urzędu. Dzięki temu żadna sprawa nie zostanie pomiędzy dwoma biurami.

Jakie dokumenty odebrać?

Poproś o dokumentację za rozliczoną część bieżącego roku oraz wcześniejsze dane potrzebne do kontynuowania rozliczeń. Poniższy wykaz dobierz do swojej firmy.

Zakres Co odebrać?
KPiR lub ryczałt Księgę lub ewidencję przychodów, podsumowania miesięczne i narastające oraz spis z natury, jeżeli dotyczy. Na ryczałcie zachowaj podział przychodów według stawek.
Podatek dochodowy Wyliczenia zaliczek lub ryczałtu, informacje o wpłatach oraz odliczeniach wpływających na dalsze rozliczenia.
Majątek firmy Ewidencję lub wykaz środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Przy amortyzacji także wartości początkowe, stawki i dotychczasowe odpisy.
VAT, jeżeli rozliczasz Rejestry VAT, wysłane pliki JPK i korekty wraz z UPO, kwoty do przeniesienia, nierozliczone zwroty i inne otwarte pozycje.
ZUS Dokumenty rozliczeniowe i zgłoszeniowe, potwierdzenia wysyłki, dane do składki zdrowotnej oraz informacje o ulgach i rozliczeniu rocznym.
Pracownicy i zleceniobiorcy Dokumentację kadrową, umowy, listy płac, ewidencję czasu pracy, dane o urlopach i wypłaconym chorobowym, jeżeli zatrudniasz.
Dokumenty źródłowe Faktury, polisy, umowy, aneksy i pozostałe dokumenty przechowywane przez dotychczasowe biuro, w tym oryginalne pliki elektroniczne.
Sprawy otwarte Brakujące dokumenty, niewysłane lub odrzucone pliki, planowane korekty, wezwania urzędowe i terminy odpowiedzi.

Odbierz pliki w formie umożliwiającej ich dalsze wykorzystanie. Czytelny PDF pomaga sprawdzić dane, ale nie zastępuje XML wysłanego JPK ani jego UPO. Jeśli program umożliwia eksport ewidencji, uzgodnij z nowym biurem potrzebny format.

Przy dokumentacji kadrowej zachowaj jej właściwą postać i kompletność. Elektronicznych oryginałów nie zastępuj samym wydrukiem.

Uporządkuj pełnomocnictwa i dostęp

Nowe biuro potrzebuje odpowiednich uprawnień. Ich zakres i terminy ustal tak, aby dotychczasowy pełnomocnik mógł dokończyć uzgodnione czynności, a nowy rozpocząć obsługę.

Nie przekazuj hasła do bankowości, Profilu Zaufanego ani swojego konta eZUS. Biuro korzysta z nadanych uprawnień. Jeśli toczy się kontrola lub postępowanie, osobno ustal pełnomocnictwo do tej sprawy; UPL-1 dotyczy podpisywania e-deklaracji.

Sprawdź dane biura i miejsce przechowywania dokumentacji

Przy zmianie biura sprawdź dane zgłoszone przez CEIDG: kto prowadzi dokumentację i gdzie jest przechowywana. Zaktualizuj informacje, które się zmieniły. Odpowiednie pola opisuje instrukcja CEIDG-1, części 17 i 19.

Zachowaj potwierdzenia dokonanych zmian i uzgodniony wykaz przekazanych dokumentów. Upewnij się również, że możesz otworzyć otrzymane pliki.

Potwierdź przekazanie dokumentów

Przy odbiorze odznacz otrzymane pozycje, zapisz ich zakres i formę oraz wskaż braki z terminem uzupełnienia. Taki wykaz pozwala obu stronom sprawdzić, co rzeczywiście przekazano.

Pierwszy miesiąc z nowym biurem

Przed przekazaniem pierwszego kompletu ustal kanał komunikacji, termin dostarczenia dokumentów oraz sposób zgłaszania pytań. Zobacz jak przygotować dokumenty do księgowości.

W PROFEX obsługujemy małe firmy na KPiR i ryczałcie. Dokumenty możesz przekazywać elektronicznie, a zmianę biura omówić telefonicznie lub podczas umówionego spotkania w naszym biurze przy ul. Dzieci Warszawy 48/112 (Warszawa Ursus). Przed wyceną przydadzą się podstawowe informacje o Twoich rozliczeniach.