W księgowości programisty liczy się pełny obraz sprzedaży i płatności, nie tylko faktura i kwota na rachunku. Kontrakt może być rozliczany w dolarach, operator potrąca prowizję, a zakup oprogramowania wymaga rozliczenia importu usług. Uporządkowany zestaw danych pozwala sprawnie zamknąć miesiąc.
PROFEX ma doświadczenie w obsłudze informatyków, małych firm technologicznych i reklamowych oraz płatności przez PayPal i inne systemy. Dokumenty przekazujesz elektronicznie. Nową umowę, sposób płatności lub zakres usług możesz omówić z licencjonowanym doradcą podatkowym znającym Twoje rozliczenia.
Co przekazać do księgowości za miesiąc?
| Obszar | Potrzebne dane | Co dzięki nim rozliczamy |
|---|---|---|
| Sprzedaż usług | Faktury, okres wykonania usług, zmiany kontraktu | Przychód, datę rozliczenia i właściwą stawkę |
| Klienci zagraniczni | Dane nabywcy, kraj i status, numer VAT dla transakcji unijnych | Miejsce opodatkowania, VAT-UE i fakturę |
| PayPal, Stripe i inne platformy | Raport sprzedaży, prowizje, zwroty oraz wypłaty | Sprzedaż oddzielnie od rozliczeń operatora |
| Rachunki walutowe i Wise | Wpływy, wydatki, przewalutowania, waluty i daty | Kursy oraz podatkowe różnice kursowe |
| Oprogramowanie, chmura, reklamy | Faktury dostawców, również pobrane poza KSeF | Koszty i ewentualny import usług |
| Zmiana sposobu działania | Nowy kontrakt, dodatkowa usługa, płatność w nowej formie | Skutki podatkowe przed pierwszą transakcją |
1. Faktura, okres usługi i właściwa stawka ryczałtu
Stawki nie wybiera się na podstawie stanowiska „DevOps”, „tester” czy „programista”. Art. 12 ustawy o ryczałcie wiąże je z rzeczywiście wykonywanymi usługami i odpowiednimi grupowaniami PKWiU. Usługi związane z oprogramowaniem mogą podlegać 12% także wtedy, gdy nie polegają na pisaniu kodu. Stawka 8,5% wymaga ustalenia, że usługa nie podlega innej stawce wskazanej w ustawie.
Przy zmianie kontraktu prześlij zakres zadań, zanim wystawisz pierwszą fakturę za nowe usługi. Poradnik o ryczałcie 8,5% i 12% w IT wyjaśnia klasyfikację oraz rolę wniosku o interpretację indywidualną KIS.
Dla usług rozliczanych w okresach, np. miesięcznych, art. 14 ust. 1e ustawy o PIT wskazuje ostatni dzień okresu określonego w umowie lub fakturze, nie rzadziej niż raz w roku. Dlatego ważny jest okres usługi, a nie tylko dzień wystawienia dokumentu czy otrzymania pieniędzy. Osobne reguły obowiązują przy wybranej metodzie kasowej PIT.
2. Klient z USA lub UE: podaj dane kontrahenta
Przy typowej usłudze B2B objętej art. 28b ustawy o VAT miejscem opodatkowania jest siedziba nabywcy albo odpowiednie stałe miejsce prowadzenia działalności, dla którego świadczona jest usługa. To podstawa rozliczenia bez polskiego VAT, a nie sam zagraniczny adres na fakturze.
Dla kwalifikujących się usług na rzecz podatnika unijnego dochodzą obowiązki VAT-UE. Przy kliencie spoza UE nie składasz informacji VAT-UE z tytułu samej tej sprzedaży. Zobacz tabelę fakturowania usług IT dla USA i UE.
3. Prowizja platformy nie znika z rozliczeń
Jeżeli należne Ci wynagrodzenie wynosi 5 000 USD, a operator potrąca 150 USD prowizji, przelew 4 850 USD nie przedstawia całej transakcji. Trzeba rozdzielić przychód i opłatę. Na ryczałcie prowizja nie jest kosztem pomniejszającym przychód; zasady przychodu określa art. 6 ustawy o ryczałcie.
Raport operatora powinien pozwalać powiązać sprzedaż, prowizje, zwroty i wypłaty. Własny przelew pomiędzy rachunkami nie oznacza kolejnej sprzedaży. Sprawdź, jak przygotować raporty PayPal, Stripe i Wise.
4. Waluty: zachowaj także dane zapłaty
Kurs do przeliczenia przychodu i rozliczenie otrzymanej zapłaty to odrębne czynności. Art. 11a i 24c ustawy o PIT regulują przeliczenia oraz podatkowe różnice kursowe. Potrzebne są daty, waluty i kwoty operacji, a przy wymianie także dane faktycznie zastosowanego kursu.
Na ryczałcie dodatnie różnice kursowe zwiększają przychód, a ujemne go pomniejszają zgodnie z art. 6 ust. 1c ustawy o ryczałcie. Dlatego samo przesłanie faktury w USD bez historii zapłaty nie wystarcza do kompletnego rozliczenia.
5. SaaS, reklamy i KSeF: sprawdź, kto jest sprzedawcą
Zagraniczny dostawca chmury, narzędzia AI lub reklam nie zawsze wystawia fakturę w KSeF. Pobierz dokument z panelu usługi i przekaż go do biura. Liczy się podmiot wskazany na fakturze, nie samo logo platformy.
Import usług może wymagać rozliczenia VAT również u przedsiębiorcy korzystającego ze zwolnienia z VAT. Wynika to z zasad art. 17 i 28b ustawy o VAT. Ryczałt dotyczy podatku dochodowego i nie usuwa tych obowiązków. Poradnik o fakturach zagranicznych, KSeF i imporcie usług pokazuje dalsze kroki.
Kiedy odezwać się przed końcem miesiąca?
Przed zmianą kontraktu, przejściem z etatu, większym zakupem lub uruchomieniem nowej formy płatności. Wtedy doradztwo pomaga podjąć decyzję, a księgowość może od początku przyjąć właściwy sposób rozliczenia.
W PROFEX każdy abonament łączy te dwa elementy. Janusz Wiśniewski nadzoruje księgowość i udziela indywidualnego doradztwa. Poznaj obsługę dla IT i małych firm technologicznych.
Najczęściej zadawane pytania
Czy na ryczałcie trzeba przekazywać faktury zakupowe?
Tak, gdy są potrzebne m.in. do rozliczenia VAT, importu usług lub majątku firmy. Brak odliczenia kosztów w PIT nie oznacza braku obowiązków związanych z zakupami.
Czy muszę przywozić dokumenty do biura?
Nie. Przekazujesz je elektronicznie, a sprawy bieżące omawiasz mailowo lub telefonicznie. Zestaw raportów ustalamy według Twoich kontrahentów i sposobów płatności, żeby co miesiąc przekazywać potrzebne dane w uporządkowany sposób.